Das wichtigste über Prozessmanagement

Prozessmanagement taucht irgendwann in jedem Unternehmen auf. Es ermöglicht diesen Geschäftsfunktionen an den Kundenbedürfnissen auszurichten, und unterstützt Führungskräfte bei der Entscheidung, wie Unternehmensressourcen eingesetzt, überwacht und gemessen werden sollen. Korrekt umgesetzt, kann Prozessmanagement die Effizienz und Produktivität steigern, Kosten senken sowie Fehlentwicklungen und Risiken minimieren und so die Ergebnisse des Unternehmens optimieren.

Was ist ein Prozess?

Was ist ein Prozess?

Definition: Prozesse oder Geschäftsprozesse sind im Wesentlichen eine standardisierte Methode zur Umwandlung einer Reihe von Inputs in die gewünschte Outputs, die ein Kunde als wertvoll erachtet. In Zeiten der Digitalisierung ist die Steuerung dieser Prozesse meist digital.

Ein Beispiel wäre ein Kreditantrag bei einer Bank. Der Kunde füllt ein elektronisches Antragsformular aus, in der Regel über die Website. Diese Informationen werden zum Input für den Kreditantragsprozess. Der Geschäftsprozess selbst kann dann aus einer Kreditprüfung und anderen Aktivitäten bestehen, die es der Bank ermöglichen, eine Entscheidung über die Bewilligung des Kredits zu treffen. Der Output des Geschäftsprozesses ist eine Entscheidung, die dem Kunden mitgeteilt wird, gefolgt von der Überweisung des Geldes auf das richtige Bankkonto des Kunden.

Prozessablauf

Wir können sagen, dass der Geschäftsabläufe mehrere Inputs in spezifische und wertvollere Outputs umwandelt. Im Allgemeinen können wir den Output des Prozesses als alles definieren, was aus dem Prozess hervorgeht. Der primäre Output ist das, was von den Kunden gewünscht wird. Der sekundäre Output ist vielleicht eine E-Mail, die diesen über seine Entscheidung informiert.

Der Input bei Prozessen wird von einem oder mehreren Anbietern bereitgestellt und liegt oft in Form von strukturierten Informationen vor.

Was ist Business Process Management (BPM)?

Business Process Management (BPM)

Business Process Management oder Geschäftsprozessmanagement umfasst eine Reihe von Aktivitäten, die die reibungslosen Abläufe eines Unternehmens unterstützen. Zudem bildet Business Process Management alle Phasen der Aktivitäten eines Unternehmens ab, von der Anfangsphase bis zum Verkauf.

Die wichtigsten Komponenten eines Geschäftsprozessmanagementprogramms sind:

  • Risikomanagement

  • Modellierung von Geschäftsprozessen

  • Outsourcing von Geschäftsprozessen

  • Motivation der Mitarbeiter

  • Produkt- und Services Inventarisierung

  • Vorteile der Prozessmanagement-Ausbildung

  • Verbesserung der Geschäftsprozesse

Der Hauptvorteil der Geschäftsprozessverbesserung besteht darin, dass es je nach den Erfordernissen des sich verändernden Geschäftsumfelds neu gestaltet und modifiziert werden kann, indem ein neuer Managementplan eingeführt wird, z. B. bei der Frage der Budgetierung von Kapitalausgaben, und der Verwaltungsprozess perfekt verwaltet werden kann.

Die Anwendung der Methoden des Prozessmanagements ist hilfreich für Business-Analysten wie Analysten, Manager, Programmierer und Mitarbeiter.

Kategorien

Das Geschäftsprozessmanagement kann in vier Kategorien eingeteilt werden:

Strategie

Verwendung von Instrumenten wie Umwelteinfluss- und Zielmodellen, Problem- und Chancenmodellen.

Analyse

Einsatz von Werkzeugen wie Geschäftsinteraktionsmodelle, Organisations- und Prozesssimulation

Entwurf

Workflow- und Prozessmodelle, Anwendungsfall- und Ereignismodelle

Ausführung

Erstellen von Ablauf- und Betriebsmodellen.

Zweck von Business Prozess Management (BPM)

Business Process Management

Es geht um die Organisation von Prozessen anhand von Ergebnissen anstelle von Aufgaben, um sicherzustellen, dass der erforderliche Fokus beibehalten wird. Es geht um folgende Themen und To-Dos:

Korrigierte und verbesserte Geschäftsprozesse vor der Automatisierung überprüfen.

Installation von Prozessen und Zuweisung der Verantwortung für die Verbesserung und die gesamte Arbeit.

Sicherstellen, dass Geschäftsprozesse unternehmensweit standardisiert sind, so dass sie leicht verfügbar sind, verstanden und verwaltet werden können und Risiken und Fehler minimiert werden.

Aktivierung eines kontinuierlichen Wandels, so dass jeder Fortschritt über einen bestimmten Zeitraum hinweg erweitert und leicht verbreitet werden kann.

Verstärkung der bereits bestehenden Geschäftspraktiken um die vorhandenen Ergebnisse herum, im Gegensatz zum Aufbau radikal neuer oder perfekter Praktiken. Denn das kann einen langen Zeitraum in Anspruch nehmen, in dem die erzielten Gewinne zunichte gemacht und ausgehöhlt werden.

Wenn Sie ein Unternehmen gründen, besteht Ihre oberste Priorität darin, Aufträge zu erhalten und sie so schnell wie möglich auszuliefern. Das hört sich leichter an, als es tatsächlich zu tun. Um all dies zu ermöglichen, müssen Sie sich sehr anstrengen. Damit Sie die Dinge vor dem Abgabetermin erledigen können. Wenn Sie nicht in der Lage sind, Ihre Kundenzufriedenheit herzustellen, werden Sie Ihr Unternehmen nicht erfolgreich machen können. Daher ist es wichtig, dass Sie über Prozessmanagement und seine Methoden Bescheid wissen und Ihr Unternehmen richtig führen, damit der Unternehmenserfolg im Idealfall rasch eintritt, indem Sie die richtigen Schritte zur richtigen Zeit unternehmen, um die gewünschte Kundenzufriedenheit herzustellen, indem Sie das richtige Produkt zur richtigen Zeit liefern.

Die Schulung in BPM-Methoden zum Prozessmanagement berücksichtigt die Dinge, die Sie jeden Tag tun, damit Ihr Unternehmen läuft, und stellt sie visuell dar. So sehen Sie, wie Ihr Unternehmen aussieht, wenn es in einem Diagramm dargestellt wird. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um Ihre wiederholbaren Prozesse zu entdecken.

7 Schritte für ein erfolgreiches Prozessmanagement in Unternehmen

  1. Schaffen Sie Transparenz

  2. Stellen Sie sicher, dass eine Identifikation, Beschreibung und Dokumentation der Geschäftsprozesse stattfindet

  3. Investieren Sie in Kommunikation und Schulung

  4. Die Prozessausführenden – diejenigen, die jeden einzelnen Arbeitsschritt ausführen – müssen geschult und befähigt werden.

  5. Legen Sie die Prozessziele fest

  6. Prozesse haben ein eindeutiges Ziel, das festgelegt und an alle Prozessbeteiligten kommuniziert werden sollte.

  7. Prozessverantwortliche zuweisen

Prozesse brauchen weiter einen Verantwortlichen. Das sind die Personen, die für die Erreichung der Prozessziele und die Umsetzung von Verbesserungen verantwortlich sind.

Konzentrieren Sie sich auf die Prozessimplementierung und die tatsächliche Ausführung

Jeder Geschäftsprozess kann nur dann zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen, wenn er auch ausgeführt wird. Echte Prozessausführung bedeutet, das PowerPoint-Universum zu verlassen und sich in das reale Leben der Menschen in der Praxis zu begeben. Alle Investitionen in das Prozessmanagement sind eine Verschwendung von Geld und Mühe, wenn die Prozesse nicht wie vorgesehen gelebt werden.

Auf die richtige Reihenfolge achten

Erst die Ausführung sicherstellen, dann optimieren. Folgen Sie der Reihenfolge und machen Sie den zweiten Schritt vor dem ersten. Viele Unternehmen optimieren Prozesse, die in der Realität nicht existieren, was eine reine Zeit- und Geldverschwendung ist. Stellen Sie zuerst die tatsächliche Prozessausführung sicher und optimieren Sie dann. Die richtige Reihenfolge spart nicht nur Zeit und Geld, sondern führt auch zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit.

Berücksichtigen Sie die Prozessreife der Organisation

Organisationen befinden sich auf unterschiedlichen Niveaus in Bezug auf die Fähigkeiten des Geschäftsprozessmanagements. Achten Sie darauf, wenn Sie die Einführung des neuen Ansatzes planen. Ineffiziente Prozesse können zu unnötigen Verzögerungen, Fehlern, Frustration der Mitarbeiter, Unzufriedenheit der Kunden, Unfällen, Zeitverschwendung, unnötigem Einsatz von Ressourcen, Doppelarbeit und unnötigen Kosten führen.

Säulen eines Business Process Management (BPM) Schulungsprogramms

Identifizierung der vorrangigen, kritischen Prozesse

Es gibt viele Prozesse auf einer Baustelle, es würde zu viel Zeit und Mühe kosten, sie alle zu identifizieren und zu managen, daher ist es notwendig, die kritischsten Prozesse für die Geduld und die Praxisergebnisse zu identifizieren. Diese sollten aktiv verwaltet werden, um optimale, vorhersehbare Ergebnisse zur Zufriedenheit zu gewährleisten.

Validierung der Kundenanforderungen

Es ist wichtig, dass es detailliertes Verständnis der Bedürfnisse der Kunden gibt und diese erfüllt werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Anbieter aktiv daran arbeiten, diese Bedürfnisse zu verstehen. Auch andere Mitarbeiter, die mit ihnen in Kontakt kommen, müssen in diesem Sinn agieren.

Dokumention und Controlling des Prozesses

Der aktuelle Stand aller kritischen Prozesse muss verstanden werden. Eine der besten Möglichkeiten, dies zu tun, ist die Verwendung von und Mapping-Tools wie Flussdiagrammen, Value Stream Mapping oder BPM-Software, die die Abbildung der Details eines bestimmten Prozesses ermöglicht. Dazu gehören Personensysteme, Informationsmaterial, Werkzeuge, Ausrüstung und Dokumentation.

Entwicklung von Prozessmessungen im BPM-Lebenszyklus

Damit Prozesse gemanagt werden können, müssen Schlüsselindikatoren, wie Soll-Ist-Vergleich ermittelt und gemessen werden.

Verwaltung und Optimierung der Prozesse

Sobald die Schlüsselprozesse identifiziert sind, werden die Charts und Indikatoren gemessen und die Anforderungen ermittelt. Die besten Anbieter arbeiten an der kontinuierlichen Optmierung der Prozesse, um immer bessere Ergebnisse zu erzielen. Dies führt zu immer besseren Ergebnissen und Lösungen.

So können Sie mit den Unternehmensprozessen interagieren, ohne direkt in die Prozesse involviert zu sein, und Ihnen bei der Lösung der Implementierung der Geschäftsprozesse helfen.

Prozessmanagement versus Projektmanagement

Im Operations Management beschäftigen wir uns hauptsächlich mit der Optimierung von Prozessen, oft in einer Prozesskette oder mehreren Prozessketten und somit mit dem Workflow Management von Prozessen. Denn im Operations Management liegt der Schwerpunkt in der Regel auf den untenehmerischen Funktionen mehrerer Einheiten oder der Bedienung mehrerer Projekte mit denselben Ressourcen.

Der Schwerpunkt in der Prozessoptimierung liegt also auf der Flussrate und der Sicherstellung eines reibungslosen Flusses. Wir wollen die Durchlaufzeit kontrollieren oder den Bestand gut verwalten. In der Regel liegt das Problem bei der Ressource mit der geringsten Kapazität, die zum Engpass wird. Und das verlangsamt das Business Process Management (BPM).

Im Projektmanagement liegt der Schwerpunkt eher auf einer Einheit des Produkts. Die Produktionseinheit ist also in der Regel einzigartig oder hat nur eine gewisse Ähnlichkeit mit anderen Einheiten. Sie ist in der Regel viel größer, und der Schwerpunkt liegt in der Regel auf Dingen, die das Projekt nicht zu teuer machen, da jede Einheit andere Kosten verursachen kann. Und wenn ein Projekt zu lange läuft, kann es zu Verzögerungen kommen. Bei der Verwaltung von Projekten versucht das Team sicherzustellen, dass das Projekt in einer angemessenen oder gewünschten Zeit abgeschlossen wird.

Beispiele für Projekte könnten also ein größeres Bauvorhaben, die Entwicklung eines neuen Artikel oder Produkts, das später in einem Prozess hergestellt wird, oder die Planung einer Hochzeit sein. Wir definieren Projekte als vorübergehende oder sich nicht wiederholende Vorgänge. Normalerweise haben sie einen begrenzten Zeitrahmen. Einige haben manchmal mehrere Ziele, oft haben sie eine zeitlich begrenzte Organisationsstruktur, wie wir sie für ein bestimmtes Projekt wählen.

Die Gestaltung einer Hochzeit kann ein Projekt sein, aber für ein großes Unternehmen, das Hochzeiten organisiert, ist es vielleicht eher eine Einheit in einem Prozessor im Bauwesen. Der Leiter einer Baustelle könnte seine Konstruktion als ein Projekt betrachten, aber der Vizepräsident eines großen Bauunternehmens könnte sagen, dass ein Projekt nur eine Flusseinheit in einem Prozess der Erstellung mehrerer Gebäude ist.

Die Swiss Connect Academy (SCA) bietet Blended Learning Leadership- und Management-Weiterbildungen, die sehr gut geeignet sind für angehende und bestehende Führungskräfte, welche ihre Führungskompetenzen aufbauen und erweitern möchten und vielleicht sogar einen anerkannten Abschluss anstreben.

Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf hier.

 

Wir verwenden Cookies, um Ihnen die bestmögliche Nutzung unserer Website zu gewährleisten. Bitte lesen Sie unsere Datenschutzerklärung für weitere Informationen.