Warum das Eisenhower-Prinzip?
Zeitmanagement und Priorisierung ist wichtig, denn es hilft Ihnen, in kürzerer Zeit im Beruf mehr Erfolg zu haben. Es kann Ihnen sogar bei persönlichen Angelegenheiten wie Verlobungen, Hochzeiten und Familienurlauben helfen. Sie haben weniger Stress, weil Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen können. Zeitmanagement sorgt auch dafür, dass Sie bei der Arbeit und im Privatleben auf Kurs bleiben.
Das Eisenhower Prinzip (oder Eisenhower Methode) ist effektiv, weil sie wichtige Aufgaben nach Prioritäten ordnet und gleichzeitig die Dringlichkeit dieser Aufgaben berücksichtigt. Das Eisenhower-Prinzip ist eine einfache Methode zur Priorisierung, um sich zu organisieren, so dass nichts durch den Rost fällt. Lesen Sie in unserem Blog Beitrag die wichtigsten Konzepte.
Wie funktioniert das Eisenhower-Prinzip (benannt nach dem Präsidenten Dwight D. Eisenhower)?
Das Eisenhower-Prinzip ist eine Zeitmanagementstrategie, die Ihnen helfen kann, effektiver und effizienter Ihre Ziele zu erreichen, indem Sie sich zunächst einen Überblick verschaffen. Benannt nach Präsident Dwight D. Eisenhower, dem 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten, ist das Prinzip einfach: Teilen Sie Ihre Aufgaben in vier Kategorien ein, je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Notieren Sie zunächst alle Aufgaben und Themen in einer Aufgabenliste. Wichtige und dringende Aufgaben sollten zuerst erledigt werden. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben sollten für später geplant werden. Dringende, aber unwichtige Aufgaben sollten delegiert oder gelöscht werden. Unwichtige oder nicht dringende Aufgaben sollten gelöscht werden
Indem er diese Regel aufstellte, vereinfachte Eisenhower seinen Entscheidungsfindungsprozess, denn er brauchte nicht mehr zu entscheiden, ob etwas wichtig oder nicht. Das Eisenhower-Prinzip kann Ihnen helfen, dasselbe zu tun, indem es Ihnen hilft, zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben zu unterscheiden.
Die Wichtigkeit ist nicht immer leicht zu bestimmen, aber sie hängt natürlich in der Regel mit Ihren Zielen und Vorgaben zusammen.
Eisenhower-Matrix: Die vier Quadranten und ihre Bedeutungen
Die Eisenhower-Matrix ist ein Produktivitätsinstrument, das Ihnen hilft, sich auf die wichtigeren Aufgaben (Einteilung: A B C D Prioritäten-Kategorien) zu konzentrieren und die weniger wichtigen zu delegieren oder zu streichen. Die Eisenhower-Matrix hat vier Quadranten:
Wichtige und dringende Aufgaben sollten zuerst erledigt werden. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben sollten für später geplant werden. Die Bearbeitung dringender, aber unwichtiger Aufgaben sollten delegiert/gelöscht werden. Unwichtige oder nicht dringende Aufgaben sollten gestrichen werden.
Dieses Eisenhower-Prinzip dient als Technik und Leitfaden, der Ihnen hilft, von Quadrant eins zu vier zu gelangen. Sie können dies tun, indem Sie Ihre Zeit in 15-Minuten-Schritten planen und dabei Quadrant eins Priorität einräumen und dann die Liste der Quadranten abarbeiten, bis Ihr Tag mit erledigten Aufgaben gefüllt ist. Mit dieser Methode schaffen Sie mehr in kürzerer Zeit, weil alles auf dem richtigen Weg beginnt .
A-Quadrant: A-Aufgaben – wichtig und dringend (Fristen): sofort erledigen
Dies sind wichtige Aufgaben mit hoher Priorität, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Sie können dringend sein oder auch nicht, aber sie sind sowohl wichtig als auch zeitkritisch. Erledigen Sie sie zuerst, wenn Sie dazu überhaupt in der Lage sind. Das sind die Aufgaben, die so schnell wie möglich erledigt werden müssen, weil sie sowohl wichtig als auch dringend sind. Dazu gehören Dinge wie das Beantworten von E-Mails, das Entgegennehmen eines Anrufs oder das Löschen eines Feuers.
B-Quadrant-B-Aufgaben – wichtige, aber nicht dringende Aufgaben: planen Sie sie für später
B-Aufgaben sind wichtig, aber sie können in der Regel eine Weile warten, bevor sie erledigt werden. Dazu gehören Dinge wie das Schreiben eines Berichts, die Entwciklung von Strategien, die Erledigung der Steuererklärung oder der Gang zum Arzt für eine Untersuchung. Diese Aufgaben können aufgeschoben werden, aber nicht aufgehoben werden. Sie sollten versuchen, ein Gleichgewicht zwischen sofort und wichtig zu finden. Erledigen Sie B-Aufgaben, wann immer Sie Zeit haben, auch wenn es in Ihrer Mittagspause oder vor dem morgendlichen Arbeitsbeginn ist. Es gibt keine wirkliche „Wartezeit“ für diese wichtigen Entscheidungen, da sie alle auf irgendeiner Ebene getroffen werden müssen – entscheiden Sie einfach, wann Sie sich entscheiden!
C-Quadrant: C-Aufgaben – dringend, aber nicht wichtig: delegieren oder streichen Sie sie
C-Aufgaben sind dringend, aber nicht unbedingt wichtig. Dazu gehören Dinge wie Besprechungen, die verschoben werden können, oder E-Mails, die später beantwortet werden können. Wenn Sie die C-Aufgaben nicht delegieren können, dann versuchen Sie, sie zu streichen. In der Regel gibt es keinen Grund, dass sie Ihre Zeit in Anspruch nehmen, wenn sie nicht wichtig sind. Denken Sie daran: Nur weil etwas dringend ist, heißt das nicht, dass es auch wichtig ist.
D-Quadrant: D-Aufgaben – unwichtig und nicht dringlich: löschen Sie sie
D-Aufgaben sind nicht wichtig und nicht dringend. Dazu gehören Dinge wie Hausarbeiten, Besprechungen, die verschoben werden können, oder Aufgaben, die Sie gar nicht erledigen möchten. Zu diesem Eisenhower-Prinzip gehören auch Zeitfresser wie Spiele auf Ihrem Telefon oder fernsehen. Wenn es nicht wichtig und nicht dringend ist, gehören D-Aufgaben nicht in Ihren Tag.
Im folgenden kann man sich Vorlagen runterladen: https://www.alle-meine-vorlagen.de/vorlage-einer-eisenhower-matrix-wichtig-oder-dringend-prioritaeten-setzen-nach-dem-eisenhower-prinzip/embed/#?secret=C9xuAtrqCt
Vorteile, Nachteile, Kritik – Tipps zur Anwendung
Wirtschaftspsychologie aktuell stellt fest, dass viele Personen an der Umsetzung des Eisenhower-Prinzips scheitern und geben 6 Tipps, die dabei helfen sollen, die Matrix richtig anzuwenden, Angaben sinnvoll zu priorisieren und Stress abzubauen. Sie empfehlen:
- „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ klar definieren und sich bei jeder Aufgabe fragen: „Was passiert, wenn ich warte (Planen)? Was, wenn jemand anderes sie erledigt (delegieren)? Was, wenn niemand sie erledigt (loslassen)?
- Klar delegieren: „Anstatt Delegation via „rüberwerfen“ (gerne unpersönlich per E-Mail), besser Delegation als Gespräch mit erklären und Ziele setzen, Gelegenheit für Rückfragen geben.
- Mit dem Kalender Termine planen, was dazu führt, dass der eigene Zeitplan entzerrt wird. Um der Gefahr „Aus den Augen, aus dem Sinn“ zu entgehen. Es wird empfohlen bei jeder Aufgabe den Aufwand abzuschätzen, den Kalender vorzunehmen und in der Zukunft dafür einen Zeitslot zu blocken.
- Schrittweise loslassen: Auch Gedanken an unwichtige und undringliche Projekte benötigen viel Energie und Zeit, die woanders fehlen. Gerade bei „liebgewonnen“ Themen, fällt das komplette Loslassen schwer. Sie schlagen die „Loslassschachtel“ vor, die man mit solchen Aufgaben befüllt und gut sichtbar verstaut.
- Realistisches Planen zu Beginn des Tages, wobei die Priorisierung mit verschiedenen Zeithorizonten (Tage, Wochen, Monate) versehen sein sollte: Da, oft schon zu Tagesbeginn klar, dass all das, was man vorhat, nicht zu schaffen ist. Es lohnt sich, zu Tagesbeginn eine realistische Einschätzung zu betreiben und nochmals zu priorisieren, so dass eine echte Chance besteht, dass die Aufgaben auch erledigt werden.
- Nutzung des Matrixprozesses „als Zutrittskontrolle“, um zum Beispiel festzustellen, dass ich oder mein gesamtes Team mehr als ausgelastet ist oder umgekehrt. Hintergrund ist, dass wir oft einfach nicht wissen wie aufwendig Aufgaben sind, bevor man sie annimmt.
Fazit
Zeitmanagement ist eine wichtige Fähigkeit, die jeder erlernen sollte. Das Eisenhowers Prinzip heißt, dass Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in Quadranten aufzuteilen, hilft Ihnen, mehr zu erledigen und Ihre spürbar Produktivität zu erhöhen.
Sind Sie Führungskraft in einem Unternehmen, können Sie Ihren Mitarbeitern das Primzip
Sie können Eisenhower Prinzip auch nutzen, um Ihre zukünftige Aufgaben Wochen oder Monate im Voraus zu planen . Wenn Sie wissen, was für Sie wichtig ist und wann es erledigt werden muss, können Sie Ihre Zeit effektiver einteilen. Das Eisenhower-Prinzip ist ein großartiger Einstieg in das Zeitmanagement und ein Beitrag und Möglichkeit produktiver zu werden. Probieren Sie es aus
