Pour les responsables des ressources humaines, l’onboarding est le processus d’accueil des nouveaux employés dans une organisation. Un livre électronique gratuit sur ce sujet peut être téléchargé au bas de la page.

Qu’est-ce que l’onboarding ?

Pour les responsables des ressources humaines, l’onboarding est le processus d’accueil des nouveaux employés dans une organisation. L’objectif est de favoriser l’intégration rapide d’un talent dans l’entreprise par des mesures d’intégration adaptées à l’entreprise. Il ne s’agit pas seulement de formations et de séminaires. Il existe également des employés spéciaux qui s’occupent du nouveau collègue pendant les premiers mois et le présentent à l’entreprise. Comme un mentor en quelque sorte.

Fournir des listes, des liens et des guides dans un système approprié est également une aide considérable pour l’accueil. Les nouveaux employés peuvent y trouver eux-mêmes les informations dont ils ont besoin. Cela rend beaucoup de choses plus efficaces et réduit la charge de travail des collègues.

Embarquement : les avantages

Un processus d’accueil structuré présente de nombreux avantages :

• Orientation des nouveaux talents : le nouvel employé fait rapidement connaissance avec ses collègues, les structures et les processus de l’entreprise.
• Les nouveaux talents s’intègrent plus rapidement dans l’équipe.
• Le nouvel employé est initié à ses tâches de manière ciblée et devient rapidement productif.
• Le nouvel arrivant se sent plus rapidement à l’aise dans l’entreprise.
• Cela renforce la loyauté et réduit le risque de désabonnement pendant la période d’essai.

Embarquement : le statu quo

L’importance d’un embarquement qui fonctionne est actuellement en hausse dans de nombreux secteurs. En effet, la situation du personnel est tendue dans pratiquement tous les domaines. Il est donc d’autant plus important que les employés nouvellement embauchés soient prêts à travailler le plus rapidement possible.

La raison : la pénurie endémique de travailleurs qualifiés. Bien que cela ne semble pas augmenter en Suisse, il reste à un niveau constamment élevé dans tous les secteurs, comme le montre l’Observateur scientifique du marché du travail d’Adecco Suisse en collaboration avec l’Université de Zurich. Dans la plupart des groupes professionnels, la variation annuelle du nombre d’offres d’emploi se situe entre plus et moins 5 %.

Les exceptions : Soins de santé et construction et finition. Ces industries ont connu des taux de croissance de l’emploi nettement plus élevés en 2019. Selon le rapport, « les entreprises ont continué à rechercher du personnel de santé à un rythme accru au quatrième trimestre 2019, à la fois en glissement annuel, avec une augmentation significative de 17 %, et en glissement trimestriel, avec une légère augmentation de 6 %. » Parallèlement, les offres d’emploi dans le secteur de la construction et du second œuvre ont augmenté de 12 % par rapport à l’année précédente.

Embarquement : les défis

Dans certains domaines, cependant, l’intégration est une proposition difficile. Dans certaines professions, par exemple, les employés travaillant sur le terrain sont souvent hors du bureau. Dans d’autres secteurs, ils ne travaillent pas à un bureau fixe, mais se déplacent librement dans la maison. Dans d’autres cas encore, les employés travaillent en équipe et ne sont pas toujours sur place au moment de la formation à l’accueil. Dans ce cas, il est utile que les informations puissent être échangées indépendamment du lieu et du moment.

Cela est rendu possible par le dispositif numérique que les employés ont de toute façon toujours sur eux : Leur propre smartphone. Le contenu de l’intégration peut être facilement partagé dans une application pour employés destinée à l’environnement professionnel. Ils peuvent ensuite être appelés à tout moment lorsque l’employé en a besoin – où qu’il soit.

Embarquement : les exigences

Dans de nombreux environnements de travail, il est indispensable de partager les connaissances de manière très ciblée et adaptée avec les employés pour lesquels elles sont pertinentes, dans le cadre du processus d’intégration. Le contexte : Les profils de poste sont de plus en plus spécialisés, sont souvent très restreints en termes de sujets et nécessitent un transfert de connaissances tout aussi restreint dès l’intégration.

Par conséquent, les solutions uniques ne fonctionnent plus dans le domaine de l’accueil des nouveaux arrivants. Au contraire, il est essentiel de fournir aux employés exactement les informations dont ils ont besoin. Chaque fois qu’ils en ont besoin. Souvent, des questions très spécifiques se posent « sur le tas ». Tant mieux si l’employé a alors la bonne solution de connaissance à portée de main.

Les conditions suivantes doivent être remplies :

• L’entreprise doit disposer d’une technologie optimale, comme une application pour les employés qui permet un partage ciblé des informations.
• Il devrait également être possible de concevoir et de mettre rapidement à disposition des unités d’apprentissage spécifiques qui approfondissent les connaissances antérieures au sein de l’application.

Embarquement : Risques

Par exemple, si vous ne pouvez pas joindre immédiatement votre partenaire d’onboarding parce qu’il est introuvable pour le moment, vous prenez rapidement votre smartphone pour le contacter ou contacter d’autres collègues. Souvent, les employés utilisent alors des systèmes de messagerie courants tels que WhatsApp. Souvent, ils créent même directement un groupe de discussion. J’espère obtenir une réponse plus rapidement de cette façon.

Une étude de Brabbler AG montre à quel point les applications de messagerie sont répandues dans l’environnement professionnel. Près d’un participant à l’étude sur deux (41 %) a déclaré utiliser WhatsApp à des fins professionnelles. C’est le même nombre que l’année dernière. Cependant, le nombre d’employés qui ont installé WhatsApp sur leurs smartphones professionnels est passé de 49 à 53 %.

Les employés courent ainsi un risque important pour leur employeur. The Messenger lit les carnets d’adresses des employés et les transmet à la société mère Facebook, qui stocke les données aux États-Unis. Il s’agit là d’une violation manifeste de la législation européenne en vigueur.

Selon le règlement de base sur la protection des données (GDPR) en vigueur en Europe, une entreprise aurait besoin du consentement écrit de toutes les personnes dont les données sont utilisées et traitées. Cependant, le messager accède aux informations de personnes qui ne l’ont jamais autorisé – ce qui n’est pas garanti dans le cas de WhatsApp. L’utilisation de WhatsApp dans le secteur professionnel est donc totalement interdite.

La solution : l’embarquement via une application

Les applications internes destinées aux employés sont la solution idéale pour faciliter l’intégration et respecter la confidentialité. Grâce à eux, les connaissances actualisées peuvent être partagées de manière fiable et sécurisée.

Caractéristiques :

• Dialogue pour un échange direct entre deux employés

Des sujets pertinents peuvent être discutés en temps réel entre deux employés dans un message privé protégé.

• Chat pour des échanges sécurisés en groupe

Dans des salles virtuelles sécurisées, plusieurs employés ou des équipes entières peuvent discuter et partager leurs connaissances.

• Des quiz pour un apprentissage ludique

Les applications destinées aux employés peuvent être chargées d’une grande variété de contenus d’apprentissage. Par exemple, avec un quiz sur un nouveau règlement, grâce auquel les employés peuvent acquérir de nouvelles connaissances de manière ludique. Il s’agit d’un moyen simple pour les employeurs de contribuer à la formation continue et à l’intégration des employés.

• Flux d’informations

Dans le fil d’actualité, les nouvelles idées et les mises à jour professionnelles peuvent être partagées avec le groupe cible concerné en temps opportun. Une fonction de commentaire permet de discuter ensemble du contenu.

En ce qui concerne la protection des données, les utilisateurs sont en sécurité avec une application pour employés à usage professionnel : les informations internes sensibles peuvent être échangées en toute sécurité via cette application. En effet, le transfert des données s’effectue par un cryptage de bout en bout, qu’il soit hébergé ou sur site, conformément à la norme ISO 27001 qui a fait ses preuves dans le monde entier. Avec une application intranet, la protection des données dans l’entreprise est garantie. Les données critiques de l’entreprise sont stockées et protégées en toute sécurité.