La communication interne dans les entreprises – communiquer de manière appropriée dans la vie quotidienne du management

La communication est l’une des exigences les plus importantes pour les dirigeants. Une bonne communication et un contact intensif avec les employés permettent de créer et de maintenir un environnement de travail positif. Mais qu’est-ce qui est important ici ? Découvrez-le dans cet article.

La communication interne et externe s'accompagnent l'une l'autre

La communication interne est une activité permanente qui a lieu (au moins dans une certaine mesure) dans chaque entreprise. Elle vise, d’une part, à diffuser des informations au sein de l’organisation et, d’autre part, à assurer la formation à des processus spécifiques.

La communication externe ou les relations publiques d’entreprise visent à diffuser des informations sur les entreprises concernant leurs dernières activités, leurs produits ou leurs services, afin de les promouvoir et de protéger l’image que les consommateurs doivent leur associer.

Ces deux types de communication ont des éléments communs, mais poursuivent des objectifs différents, de sorte qu’ils peuvent tous deux remplir parfaitement leur mission. Une erreur souvent commise par certaines organisations est la fausse distinction entre la communication interne et la communication externe dans le sens de la manière dont chacune est traitée. Par exemple, la plupart des entreprises font face à une situation de crise qui affecte à la fois leur réputation et leur image en ne communiquant pas efficacement en interne avec leurs employés, mais en s’appuyant principalement sur les médias traditionnels tels que les journaux ou la télévision pour la communication externe. Une réponse externe efficace a généralement un impact positif sur la communication interne (par exemple, si l’entreprise est en mesure de résoudre rapidement le problème), mais il est également vrai qu’une solution infructueuse entraînant d’autres catastrophes peut causer de graves dommages au sein même de l’entreprise : des employés mal informés diffusent des informations trompeuses, des attitudes négatives sont créées parmi les employés qui peuvent alors chercher d’autres opportunités d’emploi, et enfin, les dommages ayant un coût élevé affectent directement les actionnaires.

La communication interne et externe s'accompagnent l'une l'autre

La communication interne doit être prise en compte lors de la mise en œuvre d’une stratégie de relations publiques d’entreprise, car c’est l’un des facteurs qui peuvent favoriser ou entraver un tel plan. Dans cette optique, il est conseillé d’établir un comité d’information interne basé sur des activités spécifiques (par exemple, le bulletin d’information des employés, le site web, etc.) qui facilitent à la fois la réalisation des objectifs et la création d’une attitude positive à l’égard des messages de l’entreprise dans les communications avec les employés.

La communication interne en général est le processus de transmission d’informations pour le flux de communication quotidien et l’échange d’informations entre les individus. Cela inclut les employés, la direction, les actionnaires, les membres du conseil d’administration. Il comprend également tous les facteurs qui influencent le comportement, la pensée ou les décisions des autres (par exemple, le leadership). La communication externe est le message adressé en dehors des limites de l’organisation à des personnes qui n’en font pas partie (clients, fournisseurs, partenaires commerciaux, agences gouvernementales).

La communication interne a deux fonctions principales

La communication interne a deux fonctions principales
Les principales fonctions de la communication interne peuvent être divisées en deux catégories. La fonction informationnelle et motivationnelle.

Tout d’abord, la fonction informationnelle implique la fourniture d’informations sur les activités, les produits/services, les politiques et procédures, etc. qui permettent aux membres de s’acquitter efficacement de leurs tâches.

Deuxièmement: la fonction de motivation
Il s’agit d’examiner comment le flux d’informations peut aider à créer les outils nécessaires pour promouvoir une motivation positive dans l’entreprise. Il s’agit par exemple du coaching des managers, de l’extension des incitations pour les employés et de la “marque interne”, de la marque avec les récits et les messages des projets individuels et des participants aux projets, des événements et de la formation continue.

Qu'est-ce qu'une communication efficace dans les entreprises ?

Nous sommes tous passés par là : nous recevons une tâche, un projet ou quittons une réunion et nous n’avons aucune idée de ce qu’il faut faire ensuite. Malheureusement, cela arrive assez souvent. Selon des enquêtes statistiques, 57 % des employés disent qu’ils ne reçoivent souvent pas d’instructions claires et 69 % des managers se sentent dépassés lorsqu’ils communiquent avec les employés. Ces chiffres le montrent : La communication sur le lieu de travail doit être améliorée dans la plupart des cas.

Fondamentalement, la communication sur le lieu de travail consiste à échanger des informations et des idées au sein d’une entreprise de la manière la plus ciblée possible. Toutefois, cela n’est vraiment efficace que si le message est formulé avec précision par l’expéditeur. Ce n’est qu’à ce moment-là qu’il peut être reçu de manière individuelle par le destinataire. C’est du moins ce que dit la théorie de la communication.

Pourquoi une communication optimale dans les entreprises est-elle si importante ?

Une communication optimale et efficace dans les entreprises est importante pour les raisons suivantes :

– Il évite la confusion

– Il fixe un objectif clair

– Il crée une culture d’entreprise positive

– Il attribue des tâches et des projets.

Comment optimiser la communication dans les entreprises ?

Si les entreprises constatent une augmentation des malentendus au sein du personnel, par exemple parce que les employés ne savent souvent pas à quelles tâches et à quels projets ils ont été affectés, elles doivent alors se demander : où se trouve le goulet d’étranglement de la communication ?

La plupart du temps, l’amélioration de la communication dans les entreprises doit commencer au sommet d’une équipe – le chef d’équipe. Car ce sont souvent les compétences en communication d’un supérieur hiérarchique qui distinguent une équipe performante d’une équipe peu performante. Si, dans le premier cas, les managers obtiennent généralement d’excellents résultats avec leurs collègues, dans le second cas, les managers dont la communication est médiocre sont généralement en retard sur leurs objectifs : ils sont incapables de communiquer à leurs collaborateurs ce qu’ils doivent faire pour gérer avec succès leurs projets et atteindre les objectifs communs. Par conséquent, tout le monde travaille tranquillement, en espérant que ce qu’il fait s’intègre d’une manière ou d’une autre.

Compétences importantes en matière de communication pour les dirigeants

Quelles compétences en matière de communication les chefs d’équipe doivent-ils posséder ? Voici les plus importantes :

– Expression verbale

– Ecoutez

– Communication écrite

– prononcer des discours lors de la grande plénière.

Stratégies de communication efficaces que les dirigeants utilisent au travail

La bonne nouvelle est qu’une communication efficace en entreprise peut être formée et apprise. Voici quelques conseils que les managers peuvent utiliser pour obtenir un premier succès dans la communication directe avec leurs employés après peu de temps :

Les questions évitent les malentendus

Encouragez votre personnel à poser des questions ou à exprimer son opinion. De cette façon, les malentendus potentiels peuvent être éliminés dès le départ.

La louange fait des merveilles

Dites à vos employés ce qu’ils font de bien et de bon : Prenez l’habitude de donner régulièrement des retours positifs. N’acceptez pas sans réagir tout ce qui va bien. Cela donne à vos collègues une motivation extrême. Vous verrez !

Un retour d’information régulier est indispensable

De même, donnez régulièrement un feedback aussi concret que possible sur les tâches et les projets : Donnez à vos collègues une évaluation précise de ce qu’ils font le mieux et donnez des conseils constructifs sur ce qu’ils peuvent encore améliorer.

Système d’alerte précoce Entretiens d’enregistrement

Planifiez des réunions de contrôle régulières : rencontrez votre personnel pour une réunion de contrôle matinale. Clarifiez les tâches de la journée et leur importance en quelques minutes. Un collègue a-t-il besoin d’aide pour relever certains défis ? Alors, l’entretien quotidien est le moment idéal pour l’exprimer. De cette façon, les problèmes peuvent être évités dès le départ, avant qu’ils ne surviennent.

Constitution d’une équipe : vivre ses collègues différemment

Organisez également des activités externes de renforcement de l’esprit d’équipe afin d’améliorer la communication au sein de votre équipe, d’éviter les malentendus et de garantir le transfert de connaissances. L’avantage des mesures de teambuilding : Les collègues découvrent une toute autre facette d’eux-mêmes et apprennent à mieux se connaître en dehors de l’entreprise. En outre, les expériences partagées créent toujours des points qui dynamisent un échange commun. Cela crée une proximité, qui est également très propice à la communication dans les entreprises.

Le plan de communication comme base de la communication interne

Le plan de communication est un document central qui structure la communication interne et lui donne vie. Il donne des instructions concrètes d’action à tous les employés et constitue la base de la communication interne. La communication interne est ainsi rendue plus efficace. Dans l’article suivant, nous expliquons ce que vous devez prendre en compte lors de la création d’un plan de communication interne.

La communication interne est un élément indispensable de toute entreprise et, bien que de nombreux éléments doivent être planifiés en détail dans ce cadre (par exemple, quels canaux dois-je utiliser ?), il convient d’abord d’aborder certaines notions de base. La base de toute bonne communication inter-organisationnelle et de toute bonne planification de la communication est d’avoir un objectif clair en tête avant d’exécuter les processus et les canaux de communication – ce qui est souvent oublié au milieu de toutes les autres tâches quotidiennes.

Il est également important de réfléchir en interne au flux d’informations dans le plan de communication et de prêter une attention particulière aux interlocuteurs dans la communication externe : Qui doit être inclus dans la communication ? Quel message voulez-vous faire passer par quels canaux d’information ? Comment cela affecte-t-il les autres personnes si elles ne sont pas incluses ou exclues de certaines conversations ? Comment faire en sorte que chacun dispose d’un espace ouvert pour les nouvelles, le retour d’information et l’échange d’idées sans être trop perturbateur – car cela pourrait provoquer des tensions inutiles et, surtout, compromettre les processus interservices ? C’est le genre de questions auxquelles il faut répondre avant même de commencer à envisager les canaux susceptibles de donner des résultats ! L’étape suivante consisterait alors à fixer des objectifs concrets en définissant concrètement ce à quoi ressemble le succès – comment la communication interservices réussit-elle ?

Nous sommes d’avis que chaque entreprise a besoin d’un tel plan de communication dans le sens d’une plateforme de communication qui peut être réalisée en quelques étapes seulement ! Le plan est important non seulement pour la communication inter-organisationnelle mais aussi pour la communication inter-équipe et intra-équipe. Comme je l’ai dit, cela permet de structurer tous les processus internes dans tous les domaines en donnant aux employés des instructions concrètes sur ce qu’ils doivent faire et travailler – ce qui facilite la tâche de toutes les personnes concernées.

Comment créer un plan de communication ?

La création d’un plan de communication n’est pas un grand projet et ne nécessite qu’un certain savoir-faire et une certaine gestion de projet après avoir pris connaissance des contenus suivants :

1. l’objectif

2. le groupe cible

3. le public

4. le contexte

5. le choix des médias et des outils en fonction du contexte et du groupe cible

6. le calendrier de la communication en fonction du contexte, du groupe cible, des choix de médias et de l’objectif du plan selon les points 1) à 5)

Des exemples de projets de communication avec les employés peuvent être trouvés ici, par exemple :

https://support.personio.de/hc/de/articles/360002772517-Best-Practice-Interne-Kommunikation

https://www.drblaschka.de/wp-content/uploads/vorlagen/PM-Kommunikationsplan-Projekt-Beispiel.pdf

Comment créer une matrice de communication ?

La matrice de communication vous fournit un affichage/une représentation visuelle de la culture de votre organisation. Il vous aide également à nommer les choses et à clarifier les définitions afin que le personnel puisse facilement comprendre ce qui est fait, pourquoi cela est fait et comment il peut contribuer à faire avancer les choses.

À l’aide de la matrice de communication, vous pouvez facilement identifier la culture d’équipe de votre entreprise. Si vous demandez à vos employés ce qui est important pour eux, vous obtiendrez peut-être des réponses comme le salaire, l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, l’évolution de carrière et l’apprentissage de nouvelles choses. Si tout le monde dit la même chose, vous avez un groupe homogène d’employés qui s’intéressent à des choses similaires (par exemple, la compensation monétaire).

La matrice de communication aide les équipes à identifier les départements qui sont affectés par certaines décisions (par exemple, si nous ne payons pas bien notre personnel ou si nous ne lui accordons pas de temps pour ses obligations familiales, ses performances peuvent en souffrir). Il clarifie également la manière dont la communication s’effectue au sein d’une organisation et met en évidence les domaines dans lesquels des discussions supplémentaires pourraient avoir lieu, ce qui permettrait d’améliorer les performances, la productivité et l’engagement.

Matrice de communication simple

Commencez par établir trois listes sur le côté droit de la feuille. Énumérez dans une colonne les services qui vous sont subordonnés. Puis indiquez dans une autre colonne ce qui est important pour les membres de l’équipe. Enfin, dans une autre colonne, notez comment chaque département partage les informations avec les autres équipes (par exemple, à côté de Marketing, écrivez “Edition”, à côté de Fabrication, écrivez “Ventes”). Cette troisième colonne vous aide à identifier les lacunes ou les problèmes au sein de l’organisation qui pourraient avoir un impact sur les performances, la qualité, les ressources, la productivité ainsi que la collaboration et l’innovation des employés.

Quelle est la meilleure façon d'acquérir les compétences nécessaires pour gérer la communication interne ?

Les managers confirmés ou potentiels peuvent acquérir les compétences de communication mentionnées par eux-mêmes ou grâce à un accompagnement professionnel dans le cadre d’une formation professionnelle en management sur la communication . Le dernier est recommandé. Après tout, une communication professionnelle approfondie est un facteur de réussite essentiel pour les managers. Surtout à l’ère numérique, où la vitesse de changement dans les entreprises est extrêmement élevée et où beaucoup de choses doivent être communiquées.

En tant que leader, par exemple, vous assumerez à plusieurs reprises le rôle de facilitateur et clarifierez avec votre équipe la manière dont un défi existant peut être résolu. Ils agissent également comme des motivateurs qui mènent leur équipe vers l’objectif grâce à une argumentation professionnelle et une communication appréciative. Une telle chose ne s’apprend pas tout seul. Au contraire, dans le cadre d’une formation au management conçue précisément à cet effet, formez-vous à des méthodes pratiques pour communiquer efficacement dans votre rôle de dirigeant et pour impliquer de manière constructive vos collaborateurs et ainsi atteindre de manière optimale les objectifs communs.

Vous avez peu de temps ? Alors la formation en ligne en communication est définitivement recommandée pour vous. L’apprentissage virtuel présente des avantages décisifs : vous pouvez apprendre quand vous voulez et où vous voulez. Profitez d’un large éventail de possibilités d’apprentissage : Webinaires, apprentissage commun dans une classe virtuelle, coaching en ligne ou tutoriels vidéo et quiz, avec lesquels le contenu appris peut être approfondi de manière ludique. Vous deviendrez ainsi un professionnel de la communication en un rien de temps.

Le plan de communication accroît généralement directement la motivation des employés et constitue le premier point de contact pour obtenir de plus amples informations afin de fournir à vos employés une communication optimale à travers tous les processus et canaux de communication en utilisant des outils modernes.

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