Interne Kommunikation in Unternehmen – angemessen kommunizieren im Führungsalltag

Kommunikation ist eine der wichtigsten Anforderungen an Führungskräfte. Mit einer guten Verständigung und einem intensiven Kontakt zu Mitarbeitern lässt sich ein positives Arbeitsumfeld schaffen und erhalten. Aber worauf kommt es dabei an? Das finden Sie in diesem Artikel heraus.

Abgrenzung interne / externe Kommunikation in Unternehmen

Interne Kommunikation ist eine fortlaufende Aktivität, die (zumindest zu einem größeren Teil) in jedem Unternehmen stattfindet. Sie hat zum einen die Verbreitung von Informationen innerhalb der Organisation und zum anderen die Schulung für bestimmte Prozesse zum Ziel.

Externe Kommunikation oder Corporate Public Relations zielt darauf ab, Informationen über Unternehmen zu verbreiten, die ihre neuesten Aktivitäten, Produkte oder Dienstleistungen betreffen, um sie zu fördern und das Image zu schützen, das die Verbraucher mit ihnen verbinden sollen.

Beide Arten der Kommunikation haben gemeinsame Elemente, verfolgen aber unterschiedliche Ziele, damit beide ihren Zweck perfekt erfüllen können. Ein Fehler, der häufig von einigen Organisationen begangen wird, ist die falsche Unterscheidung zwischen interner und externer Kommunikation in dem Sinne, wie jede einzelne gehandhabt wird. Zum Beispiel gehen die meisten Unternehmen mit einer Krisensituation um, die sowohl ihren Ruf als auch ihr Image beeinträchtigt, indem sie intern nicht effektiv mit ihren Mitarbeitern kommunizieren, sich aber bei der externen Kommunikation hauptsächlich auf traditionelle Medien wie Zeitungen oder das Fernsehen verlassen. Eine effektive Reaktion von außen wirkt sich normalerweise positiv auf die interne Kommunikation aus (z.B. wenn das Unternehmen in der Lage ist, das Problem schnell zu lösen), aber es ist auch wahr, dass eine erfolglose Lösung, die zu weiteren Katastrophen führt, innerhalb des Unternehmens selbst ernsthafte Schäden verursachen kann: schlecht informierte Mitarbeiter geben irreführende Informationen heraus, es wird eine negative Einstellung unter den Mitarbeitern erzeugt, die sich dann möglicherweise nach anderen Beschäftigungsmöglichkeiten umsehen und schließlich wirken sich Schäden mit hohen Kosten direkt auf die Aktionäre aus.

Interne und externe Kommunikation begleiten sich gegenseitig

Die interne Kommunikation muss bei der Umsetzung einer Unternehmensstrategie für Öffentlichkeitsarbeit als einer der Faktoren berücksichtigt werden, die einen solchen Plan unterstützen oder schaden kann. In diesem Sinne ist es ratsam, ein internes Informationskomitee einzurichten, das sich auf bestimmte Aktivitäten stützt (z. B. Mitarbeiterzeitung, Website usw.), die sowohl das Erreichen von Zielen als auch den Aufbau einer positiven Einstellung gegenüber Unternehmensbotschaften in der Mitarbeiterkommunikation erleichtern.

Interne Kommunikation im Allgemeinen ist der Prozess der Informationsübertragung für den alltäglichen Kommunikationsfluss und des Informationsaustausch zwischen Individuen. Dazu gehören Mitarbeiter, Management, Aktionäre, Vorstandsmitglieder. Sie umfasst auch alle Faktoren, die das Verhalten oder Denken oder die Entscheidungen anderer Personen beeinflussen (z. B. Führung). Externe Kommunikation ist die Botschaft, die außerhalb der Grenzen der Organisation an Personen gerichtet ist, die nicht Teil dieser sind (Kunden; Lieferanten; Geschäftspartner; Regierungsbehörden).

Interne Kommunikation hat zwei Hauptfunktionen

Interne Kommunikation hat zwei Hauptfunktionen
Die Hauptfunktionen der internen Kommunikation lassen sich in zwei Kategorien einteilen. Die informatorische und motivierende Funktion.

Erstens: Die informatorische Funktion umfasst die Bereitstellung von Informationen über die Aktivitäten, Produkte/Dienstleistungen, Richtlinien und Verfahren usw., die es den Mitgliedern ermöglichen, ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen.

Zweitens: Die Motivationsfunktion
Diese befasst sich damit, wie der Informationsfluss bei der Schaffung der Instrumente zur Förderung positiver Motivation im Unternehmen unterstützen kann. Dazu zählt z.B. das Coaching von Führungskräften, Anreizausweitung für Mitarbeiter und „internal Branding“, Branding mit Storytelling und Botschaften einzelner Projekte und Projektteilnehmer, Veranstaltungen und Weiterbildungen.

Was ist eine effektive Kommunikation in Unternehmen?

Wir alle haben das schon einmal erlebt: Wir bekommen eine Aufgabe, ein Projekt oder verlassen ein Meeting und haben keine Ahnung, was wir als nächstes tun sollen. Leider kommt das ziemlich häufig vor. Laut statistischen Erhebungen geben 57 Prozent der Mitarbeiter an, oft keine klaren Anweisungen zu erhalten, und 69 Prozent der Manager fühlen sich bei der Kommunikation mit den Mitarbeitern überfordert. Diese Zahlen zeigen: Die Kommunikation am Arbeitsplatz muss in den meisten Fällen verbessert werden.

Grundsätzlich geht es bei der Kommunikation am Arbeitsplatz um einen möglichst zielgerichteten Austausch von Informationen und Ideen innerhalb einer Unternehmung. Wirklich effektiv gelingt das aber nur, wenn eine Nachricht von dem Sender genau formuliert wird. Nur dann kann sie von dem Empfänger auch eins zu eins empfangen werden. So jedenfalls formuliert es die Kommunikationstheorie.

Warum ist eine optimale Kommunikation in Unternehmen so wichtig?

Eine optimale und effektive Kommunikation in Unternehmen ist aus folgenden Gründen wichtig:

• Sie vermeidet Verwirrung

• Sie gibt ein klares Ziel vor

• Sie baut eine positive Unternehmenskultur auf

• Sie überträgt Aufgaben und Projekte.

Wie lässt sich die Kommunikation in Unternehmen optimieren?

Stellen Unternehmen vermehrt fest, dass sich Missverständnisse innerhalb der Belegschaft häufen, weil Mitarbeiter zum Beispiel des Öfteren nicht wissen, für welche Aufgaben und Projekte sie eingeteilt wurden, dann sollten sie hinterfragen: Wo befindet sich der kommunikative Engpass?

Meist muss die Verbesserung der Kommunikation in Unternehmen an der Spitze eines Teams ansetzen – dem Teamleader. Denn es sind oft die Kommunikationsskills eines Fachvorgesetzten, die ein gut performendes Team von einem schlecht performenden Team unterscheiden. Während Manager mit ihren Kollegen im ersten Fall in der Regel exzellente Geschäftsergebnisse erzielen, hinken kommunikationsschwache Manager im zweiten Fall meist ihren Vorgaben hinterher: Sie sind nicht in der Lage, ihren Mitarbeitern zu vermitteln, was sie tun müssen, um ihre Projekte erfolgreich zu bewältigen und die gemeinsamen Ziele zu erreichen. Folglich werkelt dann jeder still und leise vor sich hin – in der Hoffnung, dass es schon irgendwie passen wird, was man da tut.

Wichtige Kommunikationsskills für Führungskräfte

Über welche Kommunikationsskills sollten Teamleader verfügen? Hier sind die wichtigsten:

• Verbales Ausdrucksvermögen

• Zuhören

• Schriftliche Kommunikation

• Ansprachen im großen Plenum halten.

Effektive Kommunikationsstrategien, die Führungskräfte bei der Arbeit einsetzen

Die gute Nachricht: Eine effektive Kommunikation in Unternehmen lässt sich trainieren und erlernen. Hier mal ein paar Tipps, mit denen Führungskräfte in der direkten Kommunikation ihrer Mitarbeiter schon nach kurzer Zeit erste Erfolge erzielen können:

Fragen vermeiden Missverständnisse

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Fragen zu stellen oder ihre Meinung zu äußern. Auf diese Weise können potenzielle Missverständnisse von vornherein ausgeräumt werden.

Lob wirkt Wunder

Sagen Sie Ihren Mitarbeitern, was sie richtig und gut machen: Gewöhnen Sie sich an, regelmäßig positives Feedback zu geben. Nehmen Sie nicht all das, was gut läuft, wortlos hin. Das verleiht Ihren Kollegen einen extremen Motivationsschub. Sie werden sehen!

Regelmäßiges Feedback ist unabdingbar

Geben Sie außerdem regelmäßig möglichst konkretes Feedback zu den Aufgaben und Projekten: Geben Sie Ihren Kollegen eine genaue Einschätzung, was sie bestens beherrschen und geben Sie konstruktive Tipps, was sie noch verbessern könnten.

Frühwarnsystem Check-in-Gespräche

Planen Sie regelmäßige Check-in-Gespräche: Treffen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern zu einem morgendlichen Check-In-Meeting. Klären Sie in wenigen Minuten die Aufgaben des Tages und ihre Bedeutung. Gibt es Herausforderungen, bei denen ein Kollege Hilfe braucht? Dann ist der tägliche Check-In die perfekte Zeit, um dies zu äußern. So können Probleme von vornherein vermieden werden, bevor sie entstehen.

Teambildung: Kollegen anders erleben

Organisieren Sie außerdem ansprechende externe Teambuilding-Aktivitäten, um die Kommunikation in Ihrem Team zu verbessern, Missverständnissen vorzubeugen und den Wissenstransfer sicher zu stellen. Der Vorteil an Teambuilding-Maßnahmen: Die Kollegen erleben sich einmal von einer ganz anderen Seite und lernen sich außerhalb des Unternehmens besser kennen. Außerdem schaffen gemeinsame Erlebnisse immer wieder Punkte, die einen gemeinsamen Austausch ankurbeln. Auf diese Weise entsteht Nähe, die auch bei der Kommunikation in Unternehmen sehr förderlich ist.

Der Kommunikationsplan als Basis für interne Kommunikation

Der Kommunikationsplan ist ein zentrales Dokument, das interne Kommunikation strukturiert und mit Leben füllt. Er gibt konkrete Handlungsanweisungen an alle Mitarbeiter und ist die Grundlage für interne Kommunikation. Die interne Kommunikation wird damit effizienter gestaltet. Im folgenden Beitrag erklären wir Ihnen, was Sie beim Erstellen von einem internen Kommunikationsplan beachten sollten.

Interne Kommunikation ist ein notwendiger Bestandteil eines jeden Unternehmens und auch wenn es viele Dinge gibt, die darin detailliert geplant werden müssen (z. B. welche Kanäle soll ich nutzen?), müssen zunächst einige Grundlagen abgedeckt werden. Die Grundlage jeder guten unternehmensübergreifenden Kommunikation und Kommunikationsplanung beginnt damit, dass man ein klares Ziel vor Augen hat, bevor man Kommunikationsprozesse und Kommunikationskanäle ausführt – etwas, das oft inmitten all der anderen täglichen Aufgaben vergessen wird.

Es ist auch wichtig, sich intern Gedanken über den Informationsfluss des Kommunikationsplans zu machen und bei der externen Kommunikation genau auf die Gesprächspartner zu achten: Wer soll in die Kommunikation einbezogen werden? Welche Botschaft wollen Sie über welche Informationswege vermitteln? Wie wirkt es sich auf andere Menschen aus, wenn sie bei bestimmten Gesprächen nicht einbezogen oder ausgeschlossen werden? Wie kann man sicherstellen, dass jeder einen offenen Raum für Neuigkeiten, Feedback und Gedankenaustausch hat, ohne zu sehr zu stören – denn das könnte unnötige Spannungen verursachen und vor allem abteilungsübergreifende Prozesse gefährden? Diese Art von Fragen müssen beantwortet werden, bevor man überhaupt anfängt zu überlegen, welche Kanäle Ergebnisse bringen könnten! Der nächste Schritt wäre dann, sich konkrete Ziele zu setzen, indem man konkret definiert, wie der Erfolg aussieht – wie gelingt die abteilungsübergreifende Kommunikation?

Wir sind der Meinung, dass jedes Unternehmen einen solchen in wenigen Schritten zu erfüllenden Kommunikations-Plan im Sinne einer Kommunikations-Plattform braucht! Der Plan ist nicht nur für die unternehmensübergreifende, sondern auch für die teamübergreifende und teaminterne Kommunikation wichtig. Er hilft, wie gesagt, alle internen Abläufe in allen Bereichen zu strukturieren, indem er den Mitarbeitern konkrete Anweisungen gibt, was sie zu arbeiten und zu tun haben – und es damit allen Beteiligten leichter macht.

Wie erstelle ich einen Kommunikationsplan?

Die Erstellung eines Kommunikationsplans ist kein Großprojekt und bedarf nur etwas know how und etwas Projektmanagement, nachdem man sich über die folgenden Inhalte bewusst ist:

1. Die Zielsetzung

2. Die Zielgruppe

3. Das Publikum

4. Der Kontext

5. Die Medienwahl und Tools entsprechend dem Kontext und der Zielgruppe

6. Der Zeitrahmen für die Kommunikation entsprechend dem Kontext, der Zielgruppe, den Medienwahlen und der Zielsetzung des Plans entsprechend Punkt 1) bis 5)

Beispiele zu Projekten der Mitarbeiterkommunikation finden sich z.B. hier:

https://support.personio.de/hc/de/articles/360002772517-Best-Practice-Interne-Kommunikation

https://www.drblaschka.de/wp-content/uploads/vorlagen/PM-Kommunikationsplan-Projekt-Beispiel.pdf

Wie erstelle ich eine Kommunikationsmatrix?

Die Kommunikationsmatrix bietet Ihnen eine visuelle Anzeige / Darstellung der Kultur Ihrer Organisation. Sie hilft Ihnen auch dabei, Dinge zu benennen und Definitionen zu klären, so dass die Mitarbeiter leicht verstehen können, was getan wird, warum es getan wird und wie sie helfen können, die Dinge zu verwirklichen.

Mit Hilfe der Kommunikationsmatrix können Sie die Teamkultur Ihres Unternehmens leicht identifizieren. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter fragen, was ihnen wichtig ist, erhalten Sie möglicherweise Antworten wie Bezahlung, Work-Life-Balance, Karrierewachstum und das Erlernen neuer Dinge. Wenn alle das Gleiche sagen, haben Sie eine homogene Gruppe von Mitarbeitern, die an ähnlichen Dingen interessiert sind (z.B. monetäre Vergütung).

Die Kommunikationsmatrix hilft den Teams zu erkennen, welche Abteilungen betroffen sind, wenn bestimmte Entscheidungen getroffen werden (z.B. wenn wir unsere Mitarbeiter nicht gut bezahlen oder ihnen keine Zeit für familiäre Verpflichtungen gewähren, kann ihre Leistung darunter leiden). Sie verdeutlicht auch, wie die Kommunikation innerhalb einer Organisation abläuft und zeigt auf, wo zusätzliche Diskussionen stattfinden könnten, die zuverbesserte Leistung, Produktivität und Engagement.

Einfache Kommunikationsmatrix

Beginnen Sie damit, drei Listen auf der rechten Seite des Papiers zu erstellen. Listen Sie in einer Spalte die Abteilungen auf, die Ihnen unterstellt sind. Listen Sie dann in einer anderen Spalte auf, was für die Teammitglieder wichtig ist. Schließlich schreiben Sie in einer weiteren Spalte auf, wie jede Abteilung Informationen mit anderen Teams teilt (z.B. schreiben Sie neben Marketing „Publishing“, neben Fertigung „Sales“). Diese dritte Spalte hilft Ihnen zu erkennen, wo es Lücken oder Probleme innerhalb des Unternehmens gibt, die sich auf Leistung, Qualität, Ressourcen, Produktivität und die Zusammenarbeit und Innovation der Mitarbeiter auswirken könnten.

Wie eignet man sich am besten die Skills für das Management der internen Kommunikation an?

Etablierte oder angehende Manager können sich die genannten Kommunikationsskills auf eigene Faust aneignen, oder durch professionelle Unterstützung innerhalb einer professionellen Management-Weiterbildung zum Thema Kommunikation. Letztes ist zu empfehlen. Immerhin ist eine durch und durch professionelle Kommunikation zentraler Erfolgsfaktor für Führungskräfte. Gerade im digitalen Zeitalter, in dem die Veränderungsgeschwindigkeit in Unternehmen extrem hoch ist und viel kommuniziert werden muss.

Als Führungskraft werden Sie zum Beispiel immer wieder die Rolle eines Moderators übernehmen und mit Ihrem Team klären, wie eine bestehende Herausforderung gelöst werden kann. Sie fungieren außerdem als Motivator, der sein Team durch eine professionelle Argumentation und wertschätzende Kommunikation zum Ziel führt. So etwas lässt sich kaum in Eigenregie erlernen. Trainieren Sie stattdessen in einer genau dafür ausgelegten Management-Weiterbildung praxisnah Methoden, um in Ihrer Führungsrolle wirksam zu kommunizieren und ihre Mitarbeiter konstruktiv einzubeziehen und so gemeinsame Ziele optimal zu erreichen.

Sie haben wenig Zeit? Dann ist eine Online-Weiterbildung in puncto Kommunikation für Sie definitiv empfehlenswert. Virtuelles Lernen hat entscheidende Vorteile: Sie können immer dann lernen, wann sie wollen und wo Sie wollen. Nutzen Sie dazu die verschiedensten Lernangebote: Webinare, gemeinsames Lernen in einem virtuellen Klassenraum, Online-Coachings oder Videotutorials und Quizzes, mit denen sich die gelernten Inhalte spielerisch vertiefen lassen. So werden Sie im Handumdrehen zum Kommunikationsprofi.

Der Kommunikationsplan steigert meist die Mitarbeitermotivation direkt und ist die erste Anlaufstelle zur weiteren Information, um Ihre Mitarbeitenden mit einer optimalen Mitarbeiterkommunikation über alle Kommunikationsprozesse und Kommunikationskanäle hinweg unter Einsatz moderner Tools zu versorgen.

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