• I responsabili delle risorse umane comprendono l’onboarding come il processo di accoglienza dei nuovi dipendenti in un’organizzazione. Un eBook gratuito su questo argomento può essere scaricato in fondo alla pagina.

Cos’è l’onboarding?

I responsabili delle risorse umane comprendono l’onboarding come il processo di accoglienza dei nuovi dipendenti in un’organizzazione. L’obiettivo è quello di promuovere la rapida integrazione di un talento nell’azienda attraverso misure di integrazione adeguate all’azienda. Questo non include solo corsi di formazione e seminari. Ci sono anche impiegati speciali che si prendono cura del nuovo collega nei primi mesi e lo introducono nell’azienda. Come una specie di mentore.

Fornire liste, link e guide in un sistema appropriato è anche un enorme aiuto nell’onboarding. Qui, i nuovi dipendenti possono trovare da soli le informazioni di cui hanno bisogno. Questo rende molte cose più efficienti e riduce il carico di lavoro dei colleghi.

Onboarding: i vantaggi

Un processo di onboarding strutturato combina molti vantaggi:

• Orientamento per il nuovo talento: il nuovo dipendente conosce rapidamente i colleghi, le strutture e i processi di un’azienda
• Il nuovo talento trova la sua strada nella squadra più rapidamente
• Il nuovo dipendente viene introdotto ai suoi compiti in modo mirato e diventa rapidamente produttivo
• Il nuovo arrivato si sente più rapidamente a casa nell’azienda
• Questo rafforza la fedeltà e riduce il rischio di churn durante il periodo di prova.

Onboarding: lo status quo

L’importanza di un onboarding che funzioni è attualmente in aumento in molti settori. Questo perché la situazione del personale è stretta praticamente in tutti i settori. Questo rende ancora più importante che i dipendenti appena assunti siano pronti a lavorare il più presto possibile.

Il motivo: la carenza dilagante di lavoratori qualificati. Anche se in Svizzera questo fenomeno non sembra più in via di esaurimento, rimane a un livello costantemente alto in tutti i settori, come mostra il monitor del mercato del lavoro su base scientifica di Adecco Svizzera in collaborazione con l’Università di Zurigo. Nella maggior parte dei gruppi professionali, il cambiamento annuale nel numero di annunci di lavoro è tra più 5 e meno 5 per cento.

Le eccezioni: Assistenza sanitaria e costruzione e finitura. Queste industrie hanno sperimentato tassi di crescita dei posti di lavoro significativamente più alti nel 2019. Secondo il rapporto, “Le aziende hanno continuato a cercare operatori sanitari a un tasso aumentato nel quarto trimestre del 2019, sia anno su anno, con un aumento significativo del 17%, sia trimestre su trimestre, con un leggero aumento del 6%.” Nel frattempo, gli annunci di lavoro nel settore delle costruzioni e delle finiture sono aumentati del 12% rispetto all’anno precedente.

Onboarding: le sfide

In alcune aree, tuttavia, l’onboarding è una proposta difficile. In certe professioni, per esempio, gli impiegati che lavorano sul campo sono spesso fuori dall’ufficio. In altri settori, non lavorano ad una scrivania fissa, ma si muovono liberamente per la casa. E in altri casi ancora, i dipendenti lavorano a turni e non sono sempre sul posto quando si svolge la formazione onboarding. Qui è utile se le informazioni possono essere scambiate indipendentemente dal luogo e dal tempo.

Questo è reso possibile dal dispositivo digitale che i dipendenti hanno sempre con loro: Il loro smartphone. I contenuti dell’onboarding possono essere facilmente condivisi in un’app per dipendenti per l’ambiente aziendale. Poi possono essere richiamati in qualsiasi momento quando il dipendente ne ha bisogno – non importa dove si trovi.

Onboarding: i requisiti

In molti ambienti di lavoro, è un prerequisito per condividere la conoscenza in modo molto mirato e su misura proprio con quei dipendenti per i quali è rilevante, come parte del processo di onboarding. Il contesto: i profili di lavoro stanno diventando sempre più specializzati, sono spesso molto ristretti in termini di materia e richiedono un trasferimento di conoscenze altrettanto ristretto già nella fase di onboarding.

Di conseguenza, le soluzioni one-size-fits-all non funzionano più nell’onboarding. Invece, è essenziale fornire ai dipendenti esattamente le informazioni di cui hanno bisogno. Quando ne hanno bisogno. Spesso sorgono domande molto specifiche “sul lavoro”. Tanto meglio se il dipendente ha poi a portata di mano la giusta soluzione di conoscenza.

Le seguenti condizioni devono essere soddisfatte:

• L’azienda deve disporre di una tecnologia ottimale, come un’app per i dipendenti che permetta una condivisione mirata delle informazioni.
• Dovrebbe anche essere possibile progettare rapidamente e rendere disponibili unità di apprendimento specifiche che approfondiscono le conoscenze precedenti all’interno dell’app.

Onboarding: Rischi

Per esempio, se non riesci a raggiungere immediatamente il tuo partner di onboarding perché non può essere trovato al momento, prendi rapidamente il tuo smartphone per contattare loro o altri colleghi. Spesso i dipendenti usano poi sistemi di messaggeria comune come WhatsApp. Spesso creano anche un gruppo di chat direttamente. Sperando di ottenere una risposta più veloce in questo modo.

Uno studio di Brabbler AG mostra quanto siano diffuse le app di messaggeria nell’ambiente professionale. Quasi un partecipante allo studio su due (41%) ha detto di usare WhatsApp per scopi commerciali. È lo stesso numero dell’anno scorso. Tuttavia, il numero di dipendenti che hanno installato WhatsApp sul loro smartphone aziendale è aumentato dal 49 al 53%.

Questo mette i dipendenti a un rischio significativo per il loro datore di lavoro. Il Messenger legge le rubriche dei dipendenti e le passa alla società madre Facebook, che conserva i dati negli Stati Uniti. Questo viola chiaramente la legge europea esistente.

Secondo il regolamento di base sulla protezione dei dati (GDPR) in vigore in Europa, un’azienda avrebbe bisogno del consenso scritto di tutte le persone i cui dati vengono utilizzati e trattati. Tuttavia, il messaggero accede alle informazioni di persone che non l’hanno mai permesso – questo non è garantito nel caso di WhatsApp. Questo rende l’uso di WhatsApp nel settore professionale un assoluto no-go.

La soluzione: Onboarding via app

Le app per i dipendenti interni sono la soluzione perfetta per rendere l’onboarding fluido e conforme alla privacy. Con loro, la conoscenza aggiornata può essere condivisa in modo affidabile e sicuro.

Caratteristiche:

• Dialogo per lo scambio diretto tra due dipendenti

Gli argomenti rilevanti possono essere discussi in tempo reale tra due dipendenti in un messaggio privato protetto.

• Chat per uno scambio sicuro in gruppo

In stanze virtuali sicure, diversi impiegati o interi team possono chattare e condividere le conoscenze.

• Quiz per un apprendimento giocoso

Le app per i dipendenti possono essere caricate con un’ampia varietà di contenuti di apprendimento. Per esempio, con un quiz su un nuovo regolamento, con cui i dipendenti possono acquisire nuove conoscenze in modo divertente. Questo è un modo semplice per i datori di lavoro di contribuire alla formazione continua e all’integrazione dei dipendenti.

• Newsfeed

Nel newsfeed, le nuove intuizioni e gli aggiornamenti professionali possono essere condivisi con il gruppo target rilevante in modo tempestivo. Una funzione di commento permette di discutere insieme i contenuti.

Quando si tratta di protezione dei dati, gli utenti sono al sicuro con un’app per dipendenti per uso aziendale: le informazioni sensibili interne possono essere scambiate in modo sicuro attraverso questa app. Questo perché il trasferimento dei dati avviene tramite crittografia end-to-end, in hosting o on premise, in conformità con lo standard ISO 27001 provato a livello mondiale. Con un’applicazione intranet, la protezione dei dati nell’azienda è garantita. I dati critici dell’azienda sono immagazzinati e protetti in modo sicuro.