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Gestione del tempo: comprendere il principio di Eisenhower

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Gestione del tempo: comprendere il principio di Eisenhower

Perché il principio di Eisenhower?

La gestione del tempo e la definizione delle priorità sono importanti perché ti aiutano ad avere più successo nel tuo lavoro in meno tempo. Può anche aiutarti con questioni personali come fidanzamenti, matrimoni e vacanze in famiglia. Sei meno stressato perché puoi fare di più in meno tempo. La gestione del tempo ti aiuta anche a mantenerti in carreggiata sul lavoro e nella vita personale.

Il principio di Eisenhower (o metodo di Eisenhower) è efficace perché dà la priorità a compiti importanti tenendo conto dell’urgenza di questi compiti. Il Principio di Eisenhower è un semplice metodo di prioritizzazione, al fine di organizzarsi in modo che nulla cada attraverso la grata. Leggi i concetti più importanti nel nostro post sul blog.

Come funziona il Principio di Eisenhower (dal nome del presidente Dwight D. Eisenhower)?

Il Principio di Eisenhower è una strategia di gestione del tempo che può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi in modo più efficace ed efficiente ottenendo prima una panoramica. Prende il nome dal presidente Dwight D. Eisenhower, il 34° presidente degli Stati Uniti, il principio è semplice: dividi i tuoi compiti in quattro categorie in base alla loro importanza e urgenza.

Innanzitutto, annota tutte le attività e gli argomenti in un elenco di attività. I compiti importanti e urgenti dovrebbero essere svolti per primi. Le attività importanti ma non urgenti dovrebbero essere programmate per dopo. I compiti urgenti ma non importanti dovrebbero essere delegati o cancellati. Le attività non importanti o non urgenti dovrebbero essere eliminate

Facendo questa regola, Eisenhower ha facilitato il suo processo decisionale perché non doveva più decidere se qualcosa fosse importante o meno. Il Principio di Eisenhower può aiutarti a fare lo stesso aiutandoti a distinguere tra compiti importanti e urgenti.

L’importanza non è sempre facile da determinare, ma ovviamente di solito è correlata ai tuoi obiettivi.

Matrice di Eisenhower: i quattro quadranti e i loro significati

La matrice di Eisenhower è uno strumento di produttività che ti aiuta a concentrarti sui compiti più importanti (classificazione: categorie di priorità ABCD) e a delegare o eliminare quelli meno importanti. La matrice di Eisenhower ha quattro quadranti:

I compiti importanti e urgenti dovrebbero essere svolti per primi. Le attività importanti ma non urgenti dovrebbero essere programmate per dopo. Il trattamento di compiti urgenti ma non importanti dovrebbe essere delegato/cancellato. Le attività non importanti o non urgenti dovrebbero essere eliminate.

Questo principio di Eisenhower serve come tecnica e guida per aiutarti a passare dal quadrante uno al quattro. Puoi farlo pianificando il tuo tempo in incrementi di 15 minuti, dando la priorità al quadrante uno e quindi lavorando attraverso l’elenco dei quadranti fino a quando la tua giornata non è piena di cose da fare. Con questo metodo puoi fare di più in meno tempo perché tutto parte per il verso giusto.

Quadrante A: Compiti A – importanti e urgenti (scadenze): completare immediatamente

Questi sono compiti importanti e ad alta priorità che richiedono un’attenzione immediata. Possono o non possono essere urgenti, ma sono sia importanti che sensibili al tempo. Fallo prima, se puoi. Questi sono i compiti che devono essere eseguiti al più presto perché sono sia importanti che urgenti. Ciò include cose come rispondere alle e-mail, rispondere a una telefonata o spegnere un incendio.

Quadrante B Compiti B – Compiti importanti ma non urgenti: pianificali per dopo

I compiti B sono importanti, ma di solito possono aspettare un po’ prima di essere completati. Ciò include cose come scrivere un rapporto, sviluppare strategie, presentare la dichiarazione dei redditi o vedere un medico per un esame. Queste attività possono essere posticipate, ma non annullate. Dovresti cercare di trovare un equilibrio tra immediato e importante. Esegui i compiti B ogni volta che hai tempo, anche se è durante la pausa pranzo o prima di iniziare a lavorare al mattino. Non c’è una vera “attesa” per queste importanti decisioni in quanto devono essere prese tutte a un certo livello: basta decidere quando si sceglie!

Quadrante C: compiti C – urgenti ma non importanti: delegali o annullali

Le attività C sono urgenti, ma non essenziali. Ciò include cose come riunioni che possono essere posticipate o e-mail a cui è possibile rispondere in seguito. Se non puoi delegare le attività C, prova a rimuoverle. Di solito non c’è motivo per cui dovrebbero occupare il tuo tempo se non sono importanti. Ricorda, solo perché qualcosa è urgente non significa che sia importante.

Quadrante D: attività D – non importanti e non urgenti: eliminale

I compiti D non sono importanti e non urgenti. Ciò include cose come lavoretti, riunioni che possono essere posticipate o attività che non si desidera svolgere. Questo principio di Eisenhower include anche perdite di tempo come giocare con il telefono o guardare la TV. Se non è importante e non è urgente, allora i D-task non fanno parte della tua giornata.

Di seguito è possibile scaricare i modelli:https://www.alle-meine-vorlagen.de/vorlage-einer-eisenhower-matrix-wichtig-oder-dringend-prioritaeten-setzen-nach-dem-eisenhower-prinzip/embed/#?secret=UBPKOtxE9S

Vantaggi, svantaggi, critiche – consigli per l’uso

La psicologia aziendale attualmente afferma che molte persone non riescono a implementare il principio di Eisenhower e danno 6 suggerimenti che dovrebbero aiutare a utilizzare correttamente la matrice, a dare priorità alle informazioni in modo sensato e a ridurre lo stress. Consigliano:

  1. Definisci chiaramente “importanza” e “urgenza” e chiediti per ogni attività: “Cosa succede se aspetto (piano)?” E se lo fa qualcun altro (delegato)? E se nessuno si prende cura di loro (lasciandoli andare)?
  2. Delegare chiaramente: “Invece di “lanciare la delega” (preferibilmente impersonalmente via e-mail), è meglio spiegare la delega come una conversazione e fissare obiettivi, dare l’opportunità di domande.
  3. Pianifica gli appuntamenti con il calendario , il che significa che il tuo programma viene raddrizzato. Per evitare il pericolo di “fuori di vista, fuori di testa”. Si consiglia di stimare lo sforzo richiesto per impostare il calendario per ogni attività e di bloccare una fascia oraria per essa in futuro.
  4. Lasciarsi andare passo dopo passo: anche i pensieri su progetti non importanti e non importanti richiedono molta energia e tempo che mancano altrove. È difficile lasciarsi andare completamente, soprattutto quando si tratta di argomenti “amati”. Suggeriscono la “scatola lascia andare” che è piena di tali compiti e riposta in modo chiaramente visibile.
  5. Pianificazione realistica all’inizio della giornata , per cui la prioritizzazione dovrebbe essere fornita con diversi orizzonti temporali (giorni, settimane, mesi): Poiché, spesso già all’inizio della giornata, è chiaro che tutto ciò che si intende fare non può essere raggiunto . Vale la pena fare una valutazione realistica all’inizio della giornata e stabilire nuovamente le priorità in modo che ci sia una reale possibilità che anche i compiti vengano completati.
  6. Utilizzo del processo a matrice “come controllo di accesso” per determinare, ad esempio, che io o il mio intero team siamo più che occupati o viceversa. Lo sfondo di questo è che spesso semplicemente non sappiamo quanto siano complessi i compiti prima che vengano accettati.

Conclusione

La gestione del tempo è un’abilità importante che tutti dovrebbero imparare. Il principio di Eisenhower significa che dividere i tuoi compiti in quadranti in base alla loro importanza e urgenza ti aiuterà a fare di più e ad aumentare notevolmente la tua produttività.

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Puoi anche utilizzare il principio di Eisenhower per pianificare le tue attività future settimane o mesi in anticipo. Sapere cosa è importante per te e quando farlo può aiutarti a gestire il tuo tempo in modo più efficace. Il principio di Eisenhower è un’ottima introduzione alla gestione del tempo e un contributo e un’opportunità per diventare più produttivi. Provalo

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