Comunicazione interna nelle aziende – comunicare in modo appropriato nella vita quotidiana del management

La comunicazione è uno dei requisiti più importanti per i leader. Con una buona comunicazione e un contatto intenso con i dipendenti, si può creare e mantenere un ambiente di lavoro positivo. Ma cosa è importante qui? Scopritelo in questo articolo.

Distinzione tra comunicazione interna/esterna nelle aziende

La comunicazione interna è un’attività continua che ha luogo (almeno in misura maggiore) in ogni azienda. Da un lato, mira a diffondere informazioni all’interno dell’organizzazione e, dall’altro, a fornire formazione per processi specifici.

La comunicazione esterna o le relazioni pubbliche aziendali mirano a diffondere informazioni sulle aziende riguardo alle loro ultime attività, prodotti o servizi per promuoverle e proteggere l’immagine che i consumatori dovrebbero associare ad esse.

Entrambi i tipi di comunicazione hanno elementi comuni, ma perseguono obiettivi diversi in modo che entrambi possano adempiere perfettamente al loro scopo. Un errore commesso spesso da alcune organizzazioni è la falsa distinzione tra comunicazione interna ed esterna nel senso di come ognuna è gestita. Per esempio, la maggior parte delle aziende affrontano una situazione di crisi che colpisce sia la loro reputazione che la loro immagine non comunicando efficacemente all’interno con i loro dipendenti, ma affidandosi principalmente ai media tradizionali come i giornali o la televisione per la comunicazione esterna. Una risposta esterna efficace di solito ha un impatto positivo sulla comunicazione interna (ad esempio se l’azienda è in grado di risolvere il problema rapidamente), ma è anche vero che una soluzione infruttuosa che porta a ulteriori disastri può causare gravi danni all’interno dell’azienda stessa: dipendenti male informati danno informazioni fuorvianti, si creano atteggiamenti negativi tra i dipendenti che possono poi cercare altre opportunità di lavoro, e infine un danno con costi elevati colpisce direttamente gli azionisti.

Comunicazione interna nelle aziende - comunicare in modo appropriato nella vita quotidiana del management

La comunicazione interna deve essere considerata quando si implementa una strategia di relazioni pubbliche aziendali come uno dei fattori che possono aiutare o danneggiare tale piano. Con questo in mente, è consigliabile stabilire un comitato di informazione interna basato su attività specifiche (ad esempio, newsletter per i dipendenti, sito web, ecc.) che facilitino sia il raggiungimento degli obiettivi che la costruzione di un atteggiamento positivo verso i messaggi aziendali nelle comunicazioni dei dipendenti.

La comunicazione interna in generale è il processo di trasmissione delle informazioni per il flusso di comunicazione quotidiano e lo scambio di informazioni tra gli individui. Questo include impiegati, dirigenti, azionisti, membri del consiglio di amministrazione. Include anche tutti i fattori che influenzano il comportamento o il pensiero o le decisioni degli altri (per esempio la leadership). La comunicazione esterna è il messaggio diretto fuori dai confini dell’organizzazione a persone che non ne fanno parte (clienti; fornitori; partner commerciali; agenzie governative).

La comunicazione interna ha due funzioni principali

La comunicazione interna ha due funzioni principali
Le funzioni principali della comunicazione interna possono essere divise in due categorie. La funzione informativa e motivazionale.

In primo luogo, la funzione informativa comporta la fornitura di informazioni sulle attività, i prodotti/servizi, le politiche e le procedure, ecc. che permettono ai membri di svolgere efficacemente i loro compiti.

Secondo: La funzione motivazionale
Questo guarda come il flusso di informazioni può aiutare a creare gli strumenti per promuovere la motivazione positiva nell’azienda. Questo include, per esempio, il coaching dei manager, l’estensione degli incentivi per i dipendenti e l'”internal branding”, il branding con lo storytelling e i messaggi dei singoli progetti e dei partecipanti al progetto, gli eventi e la formazione continua.

Cos'è la comunicazione efficace nelle aziende?

Ci siamo passati tutti: riceviamo un compito, un progetto o lasciamo una riunione e non abbiamo idea di cosa fare dopo. Sfortunatamente, questo accade abbastanza spesso. Secondo le indagini statistiche, il 57% degli impiegati dice che spesso non riceve istruzioni chiare e il 69% dei manager si sente sopraffatto quando comunica con gli impiegati. Queste cifre mostrano: La comunicazione sul posto di lavoro deve essere migliorata nella maggior parte dei casi.

Fondamentalmente, la comunicazione sul posto di lavoro riguarda lo scambio di informazioni e idee all’interno di un’azienda nel modo più mirato possibile. Tuttavia, questo è veramente efficace solo se un messaggio è formulato con precisione dal mittente. Solo allora può essere ricevuto uno a uno dal destinatario. Almeno così dice la teoria della comunicazione.

Perché la comunicazione ottimale nelle aziende è così importante?

Una comunicazione ottimale ed efficace nelle aziende è importante per le seguenti ragioni:

– Evita la confusione

– Fissa un obiettivo chiaro

– Costruisce una cultura aziendale positiva

– Assegna compiti e progetti.

Come si può ottimizzare la comunicazione nelle aziende?

Se le aziende notano un aumento delle incomprensioni all’interno della forza lavoro, per esempio perché i dipendenti spesso non sanno a quali compiti e progetti sono stati assegnati, allora dovrebbero chiedersi: dov’è il collo di bottiglia della comunicazione?

Il più delle volte, il miglioramento della comunicazione nelle aziende deve iniziare dalla cima di un team – il team leader. Perché spesso sono le capacità di comunicazione di un manager di linea che distinguono una squadra che funziona bene da una squadra che funziona male. Mentre i manager di solito raggiungono ottimi risultati di business con i loro colleghi nel primo caso, i manager con scarsa comunicazione di solito rimangono indietro rispetto ai loro obiettivi nel secondo caso: non sono in grado di comunicare ai loro collaboratori cosa devono fare per gestire con successo i loro progetti e raggiungere gli obiettivi comuni. Di conseguenza, tutti lavorano tranquillamente – sperando che quello che stanno facendo si adatti in qualche modo.

Competenze di comunicazione importanti per i leader

Quali capacità di comunicazione dovrebbero avere i team leader? Ecco i più importanti:

– Espressione verbale

– Ascoltare

– Comunicazione scritta

– Pronunciare discorsi nella grande plenaria.

Strategie di comunicazione efficaci che i leader usano sul lavoro

La buona notizia è che la comunicazione efficace nelle aziende può essere allenata e imparata. Ecco alcuni consigli che i manager possono usare per ottenere un successo iniziale nella comunicazione diretta con i loro dipendenti dopo poco tempo:

Le domande evitano i malintesi

Incoraggiate il vostro staff a fare domande o esprimere le loro opinioni. In questo modo, i potenziali malintesi possono essere eliminati fin dall’inizio.

La lode fa miracoli

Dite ai vostri dipendenti cosa stanno facendo bene e di buono: Prendi l’abitudine di dare regolarmente feedback positivi. Non accettare senza parole tutto ciò che va bene. Questo dà ai tuoi colleghi una spinta estrema di motivazione. Vedrete!

Un feedback regolare è indispensabile

Inoltre, date un feedback regolare su compiti e progetti che sia il più concreto possibile: Dai ai tuoi colleghi una valutazione accurata di ciò che fanno meglio e dai consigli costruttivi su ciò che potrebbero ancora migliorare.

Sistema di allerta precoce Colloqui di controllo

Programmare riunioni di controllo regolari: incontratevi con il vostro staff per una riunione di controllo mattutina. Chiarire i compiti del giorno e la loro importanza in pochi minuti. Ci sono sfide per le quali un collega ha bisogno di aiuto? Allora il check-in quotidiano è il momento perfetto per esprimerlo. In questo modo, i problemi possono essere evitati fin dall’inizio, prima che sorgano.

Team building: vivere i colleghi in modo diverso

Organizza anche coinvolgenti attività esterne di team-building per migliorare la comunicazione nel tuo team, prevenire le incomprensioni e assicurare il trasferimento delle conoscenze. Il vantaggio delle misure di teambuilding: I colleghi sperimentano un lato completamente diverso di se stessi e si conoscono meglio al di fuori dell’azienda. Inoltre, le esperienze condivise creano sempre punti che favoriscono uno scambio comune. Questo crea vicinanza, che è anche molto favorevole alla comunicazione nelle aziende.

Il piano di comunicazione come base per la comunicazione interna

Il piano di comunicazione è un documento centrale che struttura la comunicazione interna e la riempie di vita. Dà istruzioni concrete per l’azione a tutti i dipendenti ed è la base per la comunicazione interna. La comunicazione interna è così resa più efficiente. Nel seguente articolo spieghiamo cosa si dovrebbe considerare quando si crea un piano di comunicazione interna.

La comunicazione interna è una parte necessaria di qualsiasi azienda e anche se ci sono molte cose che devono essere pianificate in dettaglio al suo interno (ad esempio, quali canali dovrei usare?), ci sono alcune basi che devono essere coperte prima. La base di ogni buona comunicazione inter-organizzativa e la pianificazione della comunicazione inizia con l’avere un obiettivo chiaro in mente prima di eseguire i processi e i canali di comunicazione – qualcosa che è spesso dimenticato in mezzo a tutti gli altri compiti quotidiani.

È anche importante pensare internamente al flusso di informazioni nel piano di comunicazione e prestare molta attenzione agli interlocutori nella comunicazione esterna: Chi dovrebbe essere incluso nella comunicazione? Quale messaggio volete trasmettere attraverso quali canali di informazione? Che effetto ha sugli altri se non sono inclusi o esclusi in certe conversazioni? Come si può assicurare che tutti abbiano uno spazio aperto per le notizie, i feedback e lo scambio di idee senza essere troppo dirompenti – perché questo potrebbe causare tensioni inutili e, soprattutto, mettere in pericolo i processi interdipartimentali? Questi sono i tipi di domande a cui bisogna rispondere prima ancora di iniziare a considerare quali canali potrebbero dare risultati! Il passo successivo sarebbe quello di fissare degli obiettivi concreti definendo concretamente come si presenta il successo – come ha successo la comunicazione interdipartimentale?

Siamo dell’opinione che ogni azienda ha bisogno di un tale piano di comunicazione nel senso di una piattaforma di comunicazione che può essere realizzata in pochi passi! Il piano è importante non solo per la comunicazione inter-organizzativa ma anche per quella inter-squadra e intra-squadra. Come ho detto, aiuta a strutturare tutti i processi interni in tutte le aree, dando ai dipendenti istruzioni concrete su ciò che devono lavorare e fare – rendendo tutto più facile per tutte le persone coinvolte.

Come si crea un piano di comunicazione?

Creare un piano di comunicazione non è un grande progetto e richiede solo un po’ di know how e un po’ di gestione del progetto dopo essere stati informati dei seguenti contenuti:

1. l’obiettivo

2. il gruppo target

3. il pubblico

4. il contesto

5. la scelta dei media e degli strumenti in base al contesto e al gruppo target

6. la tempistica della comunicazione secondo il contesto, il gruppo target, le scelte dei media e l’obiettivo del piano secondo i punti da 1) a 5)

Esempi di progetti di comunicazione con i dipendenti possono essere trovati qui, per esempio:

https://support.personio.de/hc/de/articles/360002772517-Best-Practice-Interne-Kommunikation

https://www.drblaschka.de/wp-content/uploads/vorlagen/PM-Kommunikationsplan-Projekt-Beispiel.pdf

Come si crea una matrice di comunicazione?

La matrice di comunicazione vi fornisce una visualizzazione/rappresentazione visiva della cultura della vostra organizzazione. Ti aiuta anche a dare un nome alle cose e a chiarire le definizioni in modo che il personale possa facilmente capire cosa si sta facendo, perché lo si sta facendo e come possono aiutare a far accadere le cose.

Con l’aiuto della matrice di comunicazione, puoi facilmente identificare la cultura di squadra della tua azienda. Se chiedete ai vostri dipendenti cosa è importante per loro, potreste ottenere risposte come la paga, l’equilibrio tra lavoro e vita privata, la crescita della carriera e l’apprendimento di cose nuove. Se tutti dicono la stessa cosa, si ha un gruppo omogeneo di impiegati che sono interessati a cose simili (per esempio la compensazione monetaria).

La matrice di comunicazione aiuta i team a identificare quali dipartimenti sono interessati quando vengono prese certe decisioni (ad esempio, se non paghiamo bene il nostro personale o non lasciamo loro tempo per gli impegni familiari, il loro rendimento potrebbe risentirne). Chiarisce anche come avviene la comunicazione all’interno di un’organizzazione e mette in evidenza dove potrebbero avvenire ulteriori discussioni che potrebbero portare a un miglioramento delle prestazioni, della produttività e dell’impegno.

Matrice di comunicazione semplice

Comincia a fare tre liste sul lato destro del foglio. Elenca in una colonna i dipartimenti che fanno capo a te. Poi elenca in un’altra colonna ciò che è importante per i membri della squadra. Infine, in un’altra colonna, scrivi come ogni dipartimento condivide le informazioni con gli altri team (ad esempio, accanto a Marketing scrivi “Publishing”, accanto a Manufacturing scrivi “Sales”). Questa terza colonna vi aiuta a identificare dove ci sono lacune o problemi all’interno dell’organizzazione che potrebbero avere un impatto su prestazioni, qualità, risorse, produttività e collaborazione e innovazione dei dipendenti.

Qual è il modo migliore per acquisire le competenze per gestire la comunicazione interna?

I manager affermati o aspiranti tali possono acquisire le abilità di comunicazione di cui sopra da soli, o attraverso un supporto professionale all’interno di una formazione professionale di management sulla comunicazione. L’ultimo è raccomandato. Dopo tutto, una comunicazione accuratamente professionale è un fattore centrale di successo per i manager. Soprattutto nell’era digitale, dove la velocità di cambiamento nelle aziende è estremamente alta e molto deve essere comunicato.

Come leader, per esempio, assumerai ripetutamente il ruolo di facilitatore e chiarirai con la tua squadra come una sfida esistente può essere risolta. Agiscono anche come motivatori che conducono la loro squadra all’obiettivo attraverso un’argomentazione professionale e una comunicazione apprezzabile. Una cosa del genere difficilmente si può imparare da soli. Invece, in un corso di formazione manageriale progettato proprio per questo scopo, allenati con metodi pratici per comunicare efficacemente nel tuo ruolo di leader e per coinvolgere costruttivamente i tuoi dipendenti e raggiungere così in modo ottimale gli obiettivi comuni.

Hai poco tempo? Allora la formazione online in comunicazione è sicuramente raccomandata per te. L’apprendimento virtuale ha dei vantaggi decisivi: si può imparare quando si vuole e dove si vuole. Approfittate di una vasta gamma di opportunità di apprendimento: Webinar, apprendimento congiunto in un’aula virtuale, coaching online o video tutorial e quiz, con i quali il contenuto appreso può essere approfondito in modo giocoso. Questo ti trasformerà in un professionista della comunicazione in poco tempo.

Il piano di comunicazione di solito aumenta direttamente la motivazione dei dipendenti ed è il primo punto di contatto per ulteriori informazioni per fornire ai vostri dipendenti una comunicazione ottimale attraverso tutti i processi e canali di comunicazione utilizzando strumenti moderni.

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