Alles wichtige über Projektmanagement Methoden

Egal, ob Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen oder das höchste Gebäude der Welt bauen, jedes Projekt braucht einen Projektmanager / Projektleiter, der das Projekt leitet und den Erfolg sicherstellt.

Jemand, der in jeder Phase, von der Planung bis zur Fertigstellung, jedes Detail im Blick hat – kurz gesagt: Projektmanagement.

Worum geht es beim Projektmanagement?

Es geht darum, Dinge zu erledigen, es geht darum, genau zu wissen, was man erreichen will und wie lange es dauern wird, sicherzustellen, dass alle Beteiligten diese Ziele teilen und verstehen, bevor die ersten Schritte unternommen werden, und dass sie dies auch weiterhin tun, wenn das Ende des Projekts, was auch immer es ist, näher rückt, denn erfolgreiche Projekte passieren nicht einfach so, sie sind nicht nur eine lange Liste von Aufgaben, die erledigt werden müssen.

Erfolgreiche Projekte sind meist Meisterwerke der Planung, der Organisation und der Kommunikation. Eine sorgfältig choreografierte Abfolge von Ereignissen, bei denen der Fortschritt reibungslos und stetig verläuft, ein Schritt nahtlos zum nächsten führt und jedes mögliche Problem bedacht und berücksichtigt wurde.

Ein erfolgreiches Projekt braucht einen oder mehrere Projektleiter mit den richtigen Fähigkeiten und Kenntnissen, die mit einem gut geführten, motivierten Team mit klaren Rollen, Zuständigkeiten und Berichtslinien zusammenarbeiten, um ein Projekt ohne Kompromisse bei Zeit, Kosten oder Qualität zum Abschluss zu bringen.

Projektmanagement ist eine wunderbare Sache, aber man vergisst leicht, wie die Welt ohne sie aussehen könnte, denn Projektmanagement ist in seiner besten Form praktisch unsichtbar.

Es ist die Abwesenheit von Problemen und die Verhinderung von Misserfolgen, aber hinter jedem erfolgreichen Projekt, sei es die Veränderung der Arbeitsweise eines Unternehmens oder die Organisation eines wichtigen Ereignisses, steht ein unbesungener Held.

Der Projektleiter hält alles und jeden auf Kurs, damit das gewünschte Ergebnis pünktlich geliefert werden kann. Wir unterstützen Sie bei all der großartigen Arbeit, die sie jeden Tag leisten.

Die wichtigsten bekannten Projektmanagement-Methoden (chronologisch)

Unter einer Projektmanagement Methode versteht man die formalisierte und standardisierte Herangehensweise an Projekte, die insbesondere eine konkrete Ausgestaltung des Projektmanagements – im Ganzen oder bezogen auf Teilaspekte – vorschreibt. Zu den bekannten Projektmanagement-Methoden zählen die Projektmanagement-Methoden Kanban-Methode, Methode des kritischen Pfades, SIX SIGMA Methode, PRINCE2, IPMA- und Wasserfall Methode, PMBOK, Lean Management- und Agile Projektmanagement Methoden sowie die SCRUM-Methode.

Kanban Methode (1947)

Die Kanban-Methode stammt der Produktionsprozesssteuerung. Die Projektmanagement-Methode basiert vollständig auf dem tatsächlichen Materialverbrauch an der Bereitstellungs- und Verbrauchsstelle. Kanban reduziert den lokalen Bestand an Vorprodukten in und in der Nähe der Produktion, bereitet den Produktionsbetrieb bei Produder darauf vor, 100 % Leistung zu erreichen, und reduziert diese Zeit um 30 %. Erhöhte Produktionszeit ersetzt zusätzliche Arbeit, die sich auf Beleuchtungs- und Produktionsempfehlungen verlässt, die Arbeitszeit entwickelt, zum Beispiel die Fähigkeit, langfristige Entscheidungen zu treffen, und führt zu Anpassungen an die nächste Integrationsstufe, bevor ein grundlegender Start erforderlich ist. Als Teil des produktivsten Systems der Branche soll die Projektmanagement-Methode Kanban eine Schlüsselrolle für die Automobilindustrie und andere spielen, um diesen Markt schnell genug zu verbessern. Das Unternehmen verkürzte die maximal zulässige Zeit.

Projektmanagement-Methode des kritischen Pfades (1950er Jahre)

Die Projektmanagent-Methode des kritischen Pfades (englisch Critical Path Method, CPM) gehört zu den Projektmanagement-Methoden zur Projektplanung. Sie wurde in den 1950er Jahren vom amerikanischen Ingenieur und Unternehmer DuPont entwickelt. Diese Projektmanagement-Methode beruht auf der Annahme, dass die Dauer eines Projekts von der Länge seiner kritischen Pfade bestimmt wird. Die kritischen Pfade sind diejenigen Pfade, die das Projekt am längsten dauern und somit die größte Bedeutung für das Gesamtergebnis haben. Mit Hilfe der Methode des kritischen Pfades lassen sich Zeitpläne erstellen, auf deren Grundlage sich feststellen lässt, ob ein Projekt fristgerecht abgeschlossen werden kann.

Die Methode beruht auf der Überlegung, dass jedes Projekt aus einer Reihe von voneinander abhängigen Tätigkeiten (Schritt 1, Schritt 2, Schritt 3 usw.) besteht. Die Dauer jedes Schrittes hängt von der Dauer der vorangegangenen Schritte sowie von den Ressourcen (Zeit, Geld, Material) ab, die für seine Ausführung benötigt werden. Mithilfe dieser Projektmanagement-Methode des kritischen Pfades lässt sich daher berechnen, wann welcher Schritt beginnen und enden sollte, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Weiter basiert diese Methode zur Analyse und Bewertung von Risiken. Sie basiert auf dem Prinzip der statistischen Signifikanz beruht auf der Annahme, dass es in einem Projekt keine Zufälle gibt. Jedes Ereignis hat seinen Ursprung in einer vorangegangenen Aktion. Die Auswirkungen von Ereignissen hängen wiederum von weiteren Ereignissen ab. Dadurch ergibt sich ein Netzwerk von Kausalitäten, das den Weg des größten Schadens beschreibt.

SIX SIGMA Methode (1970er Jahre)

Six Sigma (6σ) ist ein Managementsystem zur Prozessverbesserung und zugleich dieeine Methode des Qualitätsmanagements. Kernelement ist der Einsatz statistischer Mittel zur Beschreibung, Messung, Analyse, Verbesserung und Überwachung von Geschäftsprozessen. Es ist ein Ansatz mit einem kompletten Instrumentarium, um Prozesse systematisch zu verbessern oder neu zu gestalten. Der Projektstrukturplan für ein Prozessverbesserungsprojekt folgt dem Define-Measure-Analyze-Improve-Control (DMAIC)-Verfahren.

Das ultimative Ziel von Six-Sigma-Programmen ist es, das Endergebnis eines Unternehmens zu verbessern. Weiere Informationen hierzu finden Sie in unserem „Lean SIX SIGMA“ Blogbeitrag: https://sca.online/?p=35186&preview=true

PRINCE2 – Projects IN Controlled Environments (1975 / 1983 / 1996)

PRINCE2 ist eine Methode für Projektmanagement, die unter Mitarbeit der britischen Regierung entwickelt wurde und ist De-facto Standard in Großbritannien. Sie basiert auf den Erfahrungen aus tausenden von Projekten und soll helfen, diese effizienter zu steuern. PRINCE2 ist inzwischen weit verbreitet und wird von vielen Unternehmen eingesetzt. Die Methode besteht aus sieben Phasen:

• Initalisierung,
• Planung,
• Ausführung,
• Überwachung und Steuerung,
• Abschluss,
• Wiederaufnahme und Revisionskontrolle,

die jeweils ihre speziellen Aufgaben und Methoden besitzen.

IPMA Individual Competence Baseline (1965 / 1999)

Die IPMA Individual Competence Baseline ist ein Instrument des von Europa aus weltweit umspannenden Projektmanagement Verban der International Project Management Association (IPMA) und seit 1995 Zertifizierungsstelle, um die individuellen Kompetenzen von Projektmanagern zu ermitteln. Sie basiert auf den vier Kompetenzfeldern:

• Führung,
• Methoden und Techniken,
• Soziale Kompetenz und
• Wissenschaftliches Arbeiten.

Die Baseline kann sowohl für den Aufbau eines internen Qualifizierungsprogramms als auch für die Bewertung externer Projektmanager genutzt werden. Die Erstellung der Individual Competence Baseline erfolgt in vier Schritten:

1. Bestimmung der Ausgangslage
2. Identifikation der Kompetenzfelder
3. Ermittlung der Kompetenzwerte
4. Festlegung der Handlungsempfehlungen.

Wasserfall Methode (1970)

Die Wasserfall Projektmanagement Methode ist ein sequenzieller Design-Prozess, der zur meist bei Entwicklung von Software verwendet wird. Es wird auch als „traditioneller“ oder „linearer“ Entwicklungsprozess bezeichnet.

Der Begriff „Wasserfall“ wurde 1970 von Royce geprägt.

Das Wasserfallmodell kann als Beispiel für ein Top-Down-Design angesehen werden, bei dem die Spezifikation erstellt wird, bevor eine Codierung stattfindet. Dies steht im Gegensatz zum agilen Softwareentwicklungsansatz entlang der agilen Projektmanagement Methoden mit dem inkrementellen Prototypings und des häufigen Feedbacks von Stakeholdern. Die Wasserfall Projektmanagement Methode ist ein Softwareentwicklungs-Prozess, der die aufeinanderfolgenden Phasen der Anforderungserfassung, des Entwurfs, der Codierung, des Testens und der Bereitstellung umfasst. Die Anforderungen müssen zu Beginn festgelegt werden und dann top-down gearbeitet wird. Dieser Ansatz kann für große Projekte mit vielen Beteiligten nützlich sein. Das Wasserfallmodell wird in der Regel von großen Unternehmen oder Organisationen bevorzugt, die über viele Ressourcen verfügen und sicherstellen möchten, dass ihnen nichts entgeht, bevor sie mit dem Aufbau beginnen.

Die Wasserfallmethode wurde dafür kritisiert, dass sie Änderungen der Anforderungen nicht bewältigen und neue Technologien nicht berücksichtigen kann. Als weiterer Hauptnachteil dieser Projektmanagement Methode wird angebracht, dass Änderungen an früheren Phasen nicht möglich sind, nachdem spätere abgeschlossen wurden.

Lean Management (Anfang der 1990er Jahren)

Der Begriff Lean Management (in deutschen Übersetzungen auch schlankes Management) bezeichnet die Gesamtheit der Denkprinzipien, Methoden und Verfahrensweisen zur effizienten Gestaltung der gesamten Wertschöpfungskette industrieller Güter. Er basiert auf dem Anfang der 1990er-Jahre erschienen Buch „Die zweite Revolution in der Autoindustrie“. Die Autoren James P. Womack, Daniel T. Jones und Daniel Roos hatten als Wissenschaftler des Massachusetts Institute of Technology fünf Jahre lang im Rahmen des International Motor Vehicle Program (IMVP) die Unterschiede in den Entwicklungs- und Produktionsbedingungen der Automobilindustrie untersucht. Dabei wurden die Prinzipien eines in Hinblick auf Effizienz und Qualität überlegenen Entwicklungs- und Produktionssystems herausgearbeitet und als Schlanke Produktion (Lean Production) bezeichnet.

Agile Projektmanagement Methoden (2001)

Agile Projektmanagement Methoden basieren auf iterativer und inkrementeller Entwicklung, bei der Anforderungen von Stakeholdern gesammelt und dann in kurzen Arbeitszyklen, sogenannten „Sprints“, inkrementell entwickelt werden. Das Ziel dieses Prozesses ist es, funktionierende Software bereitzustellen, die frühzeitig von den Beteiligten getestet werden kann, und Feedback für die nächste Iteration zu geben.

Das Hauptziel des Prozesses besteht darin, so schnell wie möglich ein funktionierendes Produkt zu erstellen und gleichzeitig sicherzustellen, dass das Produkt die Anforderungen des Kunden erfüllt.

Agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement wurde erstmals im Jahr 2001 von 17 Personen entwickelt, die zusammenkamen, um das zu erstellen, was sie das „Agile Manifest“ nannten und wird in der Softwarebranche seit den 1990er Jahren eingesetzt. Heutzutage wird es auch in anderen Branchen wie Fertigung, Maschinenbau und Bauwesen (AEC) angewendet.

Einige der Vorteile der agilen Projektmanagement Methoden sind Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Einfachheit oder „Agilität“ wie die Bezeichung bereits aussagt. Agile Methoden eignen sich auch hervorragend, um qualitativ hochwertige Produkte zu erzielen, da sie kontinuierliches Feedback von Kunden und Interessenvertretern fördern.

Scrum Projektmanagement Methode (1998)

Die Scrum Methode (englisch für „Gedränge“) gehört zu den Vorgehensweisen des Projekt- und Produktmanagements und gehört insbesondere zu den agilen Methoden der Software-Entwicklung und ist eine Umsetzung von Lean Management für das Projektmanagement. Es besteht aus 3 Führungsverantwortungen: Product Owner, Entwickler und Scrum Master.

Der Begriff Scrum bezog sich ursprünglich auf einen bestimmten Stil der Softwareentwicklung, der die Verwendung eines Boards und Strichmännchen-Skizzen von Aufgaben als Teil einer umfassenderen Methode namens RACI-Matrix beinhaltete. Das Wort stammt von dem Ausdruck „Reverse Acronym Cracking Invented by Ken Pugh“, die sich auf den Entwicklungs-Prozesse seines Unternehmens beziehen. Das Akronym RACI stand für Reverse Acronym Cracking Invented by Ken Pugh:

R = Verantwortlich – Wer wird was tun?

A = Verantwortlich – Wer überprüft, was getan wurde?

C = Bestätigt – Wie können wir sicher sein, dass es richtig ist?

I = Unabhängig — Was passiert, wenn eine Person nicht weiß, wie etwas funktioniert?

1998 wurde die Scrum Alliance gegründe, um die Verwendung für ein Scrum Team zu standardisieren und Zertifizierungs-, Schulungs-, Support- und Zertifizierungsressourcen bereitzustellen.

PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) – Guide (1987 White Paper / 1996 veröffentlicht)

Der PMBOK-Guide ist ein von der Project Management Institute (PMI) veröffentlichtes Handbuch für Projektmanagement. Es gibt verschiedene Ausgaben des PMBOK-Guides, die sich vor allem hinsichtlich ihres Umfangs unterscheiden. Die aktuellste Ausgabe ist der „PMBOK Guide – Sixth Edition“.

Der PMBOK-Guide umfasst eine Vielzahl an Themen rund um das Projektmanagement. Zu den Inhalten zählen beispielsweise die Phasen eines Projekts, die Rollen und Aufgaben von Projektleitern sowie Methoden und Techniken zur Steuerung von Projekten. Darüber hinaus enthält der PMBOK-Guide Empfehlungen für die Praxis des Projektmanagements. Der PMBOK-Guide ist ein international anerkannter Leitfaden für Projektmanagement. Der PMBOK-Guide erstreckt sich über sechs Hauptbereiche:

• Initiation
• Project Planning
• Execution
• Monitoring and Controlling
• Closing Professional and
• Organizational Development.

Grundsätzliche Dinge, die man beim Projekt Management im Auge behalten sollte

Sicherstellen der Kundenzufriedenheit

Bei Projekten dreht sich alles um die Beteiligten, vom Sponsor über die Mitglieder des Projektteams bis hin zu den Personen, die das Projektergebnis erhalten sollen. Sie müssen also sicherstellen, dass alle zufrieden sind, und wie machen Sie das?

Kommunizieren, kommunizieren und kommunizieren.

Im Projektmanagement dreht sich alles um Kommunikation, und wenn Sie eine hohe Kundenzufriedenheit erreichen wollen, was bei Projekten von entscheidender Bedeutung ist, dann müssen Sie sich auf die Menschen einstellen und so viel wie möglich mit ihnen kommunizieren, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite stehen.

Ihre Aufgabe als Projektleiter ist es, Ihr Team zu motivieren. Vergessen Sie nicht, dass diese Leute nicht unbedingt direkt Ihnen unterstellt sind, sondern andere Vorgesetzte haben, also wie motivieren Sie die Leute, damit sie bei der Projektarbeit, die sie für Sie leisten, und bei all der anderen Arbeit wirklich über sich hinauswachsen?

Nun, Sie müssen sie anfeuern, Sie müssen dafür sorgen, dass sie inspiriert werden, die Pompons herauszuholen.

Seien Sie der Torwächter

Als Projektmanager musst du dafür sorgen, dass die Dinge nicht außer Kontrolle geraten, also musst du die Leute davon abhalten, auf irgendeinen Zug aufzuspringen, und dafür sorgen, dass die Dinge sehr systematisch ablaufen, du bist also der Gatekeeper.

Niemand kann an Ihnen vorbeikommen, alles muss gefiltert werden. Das ist der wirklich wichtige Aspekt des Projektmanagements, der manchmal aufgrund von Führungskräften und des Drucks, den Projektmanager verspüren, übersehen wird – lassen Sie sich nicht darauf ein, seien Sie der Gatekeeper, das wird Ihnen langfristig helfen.

Beim Projektmanagement dreht sich alles um Dokumentation.

Wir brauchen unsere Projektpläne, unsere Zeitpläne, Budgets und all diese Dinge, also schieben Sie eine Menge Papier vor sich her, aber das ist wichtig, weil es Ihnen hilft, die Leute auf dem richtigen Weg zu halten, und es ist mit allem anderen verbunden, was Sie als Projekt Manager tun. Sie brauchen diese Dokumentation, also machen Sie sich klar, dass das ein wichtiger Teil Ihrer Arbeit ist, und nehmen Sie sich etwas Zeit, um sicherzustellen, dass Sie nicht nachts an all dem Papierkram arbeiten, Sie haben ein Leben.

Seien Sie die Mutterhenne oder der Vater Hahn

Als Projektmanager müssen Sie dafür sorgen, dass alle Beteiligten auf dem richtigen Weg sind, und zwar in Verbindung mit allem anderen, was Sie tun – vom Papierkram bis zum Cheerleading.

4 Phasen des Projektlebenszyklus

Es gibt vier Phasen des Projektlebenszyklus, nämlich:

1. Initiierung
2. Planung
3. Ausführung
4. Abschluss

Phase 1: Beginnen wir mit der Initiierung.

In dieser Phase wird der Geschäftsbedarf, das Problem oder die Gelegenheit ermittelt. Es wird überlegt, wie man dieses Ziel erreichen, das Problem lösen oder die Gelegenheit nutzen kann.

Das Ziel des Projekts wird festgelegt, die Durchführbarkeit wird bestimmt und die wichtigsten Ergebnisse werden ermittelt.

Zu den Schritten des Projektmanagements in der Anfangsphase gehören die Identifizierung und Festlegung

• des Problems, das durch das Projekt gelöst werden soll, und Feststellung, ob das Projekt in der Lage sein wird, eine Lösung für dieses Problem zu liefern.
• des Umfangs durch Definition der Tiefe und Breite des Projekts
• der zu erbringenden Leistungen durch Definition des zu liefernden Produkts oder Dienstes.
• der Projektbeteiligten, indem man herausfindet, wen das Projekt betrifft und welche Bedürfnisse sie haben
• eines Business Case.

In der Anfangsphase entwickeln Sie auch eine Arbeitsbeschreibung oder ein Projektinitiierungsdokument. Darin werden die Aktivitäten, die zu erbringenden Leistungen und der Zeitplan für das Projekt festgehalten.

Phase 2: Planung

Die Planungsphase beginnt, wenn das Projekt auf der Grundlage der Arbeitsbeschreibung und des Business Case genehmigt wird. Es werden Teams gebildet, das große Projekt wird in kleinere Aufgaben aufgeteilt und ein Zeitplan für die Erledigung aller Aufgaben erstellt.

Innerhalb des größeren Projekts werden kleinere Ziele festgelegt, so dass jedes Ziel innerhalb des Zeitrahmens erreicht werden kann.

Die Schritte des Projektmanagements in der Planungsphase umfassen:

• Identifizierung des Projektzeitplans, der durchzuführenden Aufgaben und der möglichen Einschränkungen.
• Erstellung von Workflow-Dokumenten zur Visualisierung des Projektzeitplans.
• Schätzung von Budgets und Erstellung von Finanzplänen mit Hilfe von Kostenvoranschlägen. Zusammenstellung von Ressourcen durch Bildung von Teams und Sicherstellung, dass alle Beteiligten über die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Instrumente verfügen.
• Risikovorwegnahme durch Identifizierung potenzieller Qualitätshindernisse.

Es ist wichtig, dem Team alles zu skizzieren und zu erklären, damit die Teammitglieder in den nächsten Phasee schnell mit der Arbeit beginnen können.

Phase 3: Ausführung

In den beiden vorangegangenen Phasen haben wir daran gearbeitet, die Genehmigung des Unternehmens zu erhalten, einen Plan zu entwickeln und unser Team zusammenzustellen.

Jetzt ist es an der Zeit, mit der Arbeit zu beginnen und unseren Plan in die Tat umzusetzen.

Der Projektleiter sorgt dafür, dass die Arbeit planmäßig verläuft, organisiert die Teammitglieder, verwaltet die Zeitpläne und stellt sicher, dass die Arbeit entsprechend dem ursprünglichen Plan ausgeführt wird.

Zu den Schritten des Projektmanagements in der Ausführungsphase gehören:

• Erstellen von Aufgaben und Organisieren von Arbeitsabläufen durch Zuweisung detaillierter Aspekte der Projekte an die richtigen Teammitglieder.
• Erläuterung der Aufgaben für die Teammitglieder, Bereitstellung der notwendigen Anleitungen, wie die Aufgaben zu erledigen sind
• wie die Aufgaben zu erledigen sind, und organisieren bei Bedarf prozessbezogene Schulungen.
• Kommunikation mit Teammitgliedern, Kunden und der oberen Führungsebene und Bereitstellung von Updates für die Beteiligten auf allen Ebenen.
• Überwachung der Qualität der Arbeit und Verwaltung des Budgets.

Phase 4: Abschluss

In dieser Projektphase werden die endgültigen Ergebnisse geliefert, die Projektressourcen freigegeben und der Erfolg des Projekts festgestellt. Der Projektleiter wertet auch aus, was bei dem Projekt gut und was schlecht gelaufen ist.

Zu den Schritten des Projektmanagements in der Abschlussphase gehören:

• Feststellen, ob die Ziele des Projekts erreicht wurden und ob das ursprüngliche Problem gelöst wurde.
• Bewertung der Leistung des Teams, einschließlich der Frage, ob es in der Lage war, die Ziele zu erreichen und gleichzeitig die Pünktlichkeit und Qualität der Arbeit aufrechtzuerhalten.
• Sicherstellen, dass alle Aspekte des Projekts abgeschlossen sind und keine losen Enden verbleiben, und Erstellen von Berichten für die wichtigsten Beteiligten.
• Durchführung einer abschließenden Analyse des Projekts unter Berücksichtigung der gewonnenen Erkenntnisse für ähnliche Projekte in der Zukunft.

Lassen Sie uns in einige der ältesten Projektmanagementtechniken eintauchen

Projektmanagement-Fähigkeiten

Brain Dump

Das erste Hilfsmittel ist sehr einfach: ein Block mit Papier und Stift. Das hört sich vielleicht sehr einfach an, aber es ist sehr wichtig, dass du dir ein Blatt Papier und einen Stift nimmst und dir alles notierst, was du für dein Projekt brauchen könntest.

Beim Brain Dumping sollten Sie einfach alles aufschreiben, auch die dummen Ideen, auch die Dinge, die Ihnen lächerlich erscheinen.

Schreiben Sie es auf ein Blatt Papier. Man weiß nie, welche kleinen Nuggets aus diesen verrückten Ideen entstehen können.

Konzentrieren Sie Ihre Gedanken auf sechs Bereiche: Aufgaben, die für das Projekt erledigt werden müssen, Ideen, die Sie haben, Ressourcen, die Sie benötigen, Personen, die Sie kontaktieren müssen, Fragen, die Sie beantworten müssen, Probleme, die gelöst werden müssen, und Hürden, die überwunden werden müssen.

Projekt-Aktionsblock

Nach einem Brain Dump beginnen Sie damit, alle Aufgaben zu organisieren, die erledigt werden müssen. Das ist der Grund, warum wir den Projekt-Aktionsblock entwickelt haben. Oftmals können Projekte überwältigend sein, weil man an all die beweglichen Teile denken muss.

Deshalb haben wir den Projekt-Aktionsblock entwickelt, um ein externes Gehirn zu schaffen, damit Sie zu Beginn Ihres Projekts Zeit damit verbringen können, alles zu organisieren, was zu tun ist, es zu skizzieren und alles auf dem Projekt-Aktionsblock vor sich zu sehen.

Anstatt Ihre geistige Energie darauf zu verwenden, darüber nachzudenken, was fünf Schritte vor Ihnen liegt, hat das Projekt

Action Pad hat das bereits.

Sie müssen sich nur noch um das kümmern, was jetzt vor Ihnen liegt, die eine Sache, die Sie erreichen müssen, die eine Hürde, die Sie nehmen müssen, die eine Person, mit der Sie in Kontakt treten müssen, anstatt Ihre ganze Energie darauf zu verschwenden, mit all diesen Bällen zu jonglieren.

Einheitliche Ablage

Das nächste supereinfache, aber effektive Werkzeug für das Projektmanagement ist ein einheitliches Ablagesystem, wie Google Drive und Dropbox.

Ein einheitliches Ablagesystem macht Ihr Leben so viel einfacher. Das gilt vor allem dann, wenn Sie ein Projekt haben, an dem mehrere Personen beteiligt sind.

Es gibt nichts Schlimmeres, als zu versuchen, etwas zu finden, und dabei so frustriert zu sein, weil jeder alles anders benennt und es überall diese wahllosen Ordner gibt.

Man verbringt seine ganze Zeit mit der Suche nach Dingen, anstatt zu arbeiten.

Aber hier sind einige Hilfsmittel, die Ihnen beim Organisieren Ihres Systems helfen.

Sie wollen eine einfache Ablagestruktur schaffen. Sie brauchen kein kompliziertes, mehrstufiges Ordnersystem. Wenn Sie jemanden einstellen, der neu im Projektteam ist, sollte er leicht herausfinden können, wo die Dinge hingehören und wie sie benannt sind.

Apropos Benennung: Es ist wichtig, dass Sie die Namenskonvention so gestalten, dass sie sinnvoll und logisch ist.

Nutzen Sie auch die Freigabefunktion, um mit Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zusammenzuarbeiten.

Verwalten Sie außerdem die Berechtigungen so, dass Personen, die Zugang haben sollten, Zugang haben, und Personen, die keinen Zugang zu bestimmten Dingen haben sollten, nicht.

Und schließlich ist es immer gut, von Zeit zu Zeit ein wenig aufzuräumen, um sicherzustellen, dass die Leute die Dinge richtig benennen, dass die Ordner so verwendet werden, wie sie sollten, und dass die Berechtigungen korrekt sind.

Am besten ist es, ein einheitliches System zu haben, damit jeder das, was er braucht, dort findet, wo er es braucht, und Sie nicht so viel Zeit und Energie auf die Suche nach Dateien verwenden müssen.

Kalender

Das nächste einfache, aber effektive Projektmanagement-Tool ist ein Kalender. Wir haben einen Wandkalender, den wir gerne benutzen.

Ein Kalender ist ein einfaches, aber effektives Hilfsmittel gegen das Aufschieben von Terminen. Man kann auf einen Blick sehen, was wann zu tun ist. Da Sie nun alle Aufgaben aufgeschrieben haben, können Sie in Ihrem Kalender eintragen, was zu welchem Zeitpunkt zu tun ist.

Einige Aufgaben können sich überschneiden, andere haben feste Fristen, wieder andere haben eine Spanne, in der sie erledigt werden müssen, bevor die nächste Aufgabe erledigt werden kann. Es ist auch wichtig, in den Kalender andere Dinge einzutragen, die nichts mit dem Projekt zu tun haben.

Wenn Sie also einen Kalender nur für das Projekt haben, vergessen Sie vielleicht, dass Sie zu dieser Zeit Urlaub haben oder dass an diesem Tag ein Feiertag ist.

Sie sollten den Kalender so gestalten, dass er auch projektunabhängige Dinge enthält. Und schließlich hilft es, den Countdown zu visualisieren.

Wenn Sie also ein Projekt in 30 Tagen abschließen wollen, können Sie sehen, wie die Zeit vergeht. Das hilft, sich zu motivieren, nicht zu zögern und Dinge nicht aufzuschieben.

Sie können sehen, wie die verbleibende Zeit immer kleiner wird, und das kann Sie motivieren, weiterzumachen. Dies ist auch für ein extremes Projektmanagement sehr wichtig.

Kommunikation

Das fünfte und letzte einfache, aber effektive Projektmanagement-Tool ist eine Art Kommunikationssystem. Das könnte Slack, Trello oder Quip sein.(Projektmanagement-Software) Es gibt eine ganze Reihe von Möglichkeiten.

Bei Best Self verwenden wir Slack. Wir kommunizieren jetzt hauptsächlich mit GIFs und Memes. Es ist sehr wichtig, dass Sie ein einheitliches Kommunikationssystem verwenden.

Es hilft, Missverständnisse zu vermeiden und mit vielen Leuten gleichzeitig zu kommunizieren. Es hilft auch dabei, potenzielle Probleme mit dem Projekt zu erkennen, weil mehr Leute an der Unterhaltung beteiligt sind.

Slack hat auch eine kostenlose Version, die ebenfalls großartig ist. Man kann sowohl Gruppen- als auch Direktnachrichten verschicken, private Kanäle und Gruppenkanäle einrichten. Außerdem ist es sehr skalierbar, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Was das Projektmanagement angeht, können Sie auch Kanäle speziell für Ihr Projekt erstellen, so dass alle, die über etwas Bescheid wissen müssen, auf dem Laufenden sind, an der Diskussion teilnehmen und auf diese Weise auch Dateien austauschen können.

Ein kleiner Geheimtipp ist es, einen Kanal speziell für Ihr Projekt zu erstellen.

Wenn Ihr Ziel aus mehreren beweglichen Teilen besteht, erzielen Sie bessere Ergebnisse, wenn Sie es mit einer Projektmanagement-Mentalität angehen.

Das bedeutet ganz einfach, dass Sie das große Ganze im Auge behalten, den Überblick behalten, damit Sie nicht

damit Sie nicht überfordert werden, keine Entscheidungsmüdigkeit aufkommt und Sie den Ball nicht fallen lassen, wenn das Projekt ins Rollen kommt.

Das ist das Schöne an einfachen Tools. Sie können Ihnen helfen, organisiert zu bleiben, ohne zu viel Komplexität hinzuzufügen. Rüsten Sie sich also mit dem Project Action Pad für Ihr nächstes Projekt aus.

Dieses Tool ist ideal, um den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen.