La gestion des processus apparaît dans chaque entreprise à un moment donné. Il permet à ces fonctions commerciales de s’aligner sur les besoins des clients et aide les dirigeants à prendre des décisions sur la manière dont les ressources de l’entreprise doivent être déployées, surveillées et mesurées. Correctement mise en œuvre, la gestion des processus peut augmenter l’efficacité et la productivité, réduire les coûts et minimiser les développements et risques indésirables, optimisant ainsi les résultats de l’entreprise.
Qu’est-ce qu’un processus ?
Définition : Le processus ou processus métier est essentiellement une méthode standardisée de conversion d’un ensemble d’entrées en sorties souhaitées qu’un client juge précieuses. À l’ère de la numérisation, le contrôle de ces processus est principalement numérique.
Un exemple serait une demande de prêt auprès d’une banque. Le client remplit un formulaire de demande électronique, généralement via le site Web. Cette information devient l’intrant du processus de demande de prêt. Le processus métier lui-même peut alors consister en une évaluation du crédit et d’autres activités qui permettent à la banque de prendre une décision sur l’approbation du prêt. Le résultat du processus métier est une décision qui est communiquée au client, suivie du transfert de l’argent sur le compte bancaire correct du client.
flux de processus
Nous pouvons dire que le processus métier transforme plusieurs entrées en sorties spécifiques et plus précieuses. En général, nous pouvons définir le résultat du processus comme tout ce qui émerge du processus. Le résultat principal est ce que les clients veulent. Le résultat secondaire peut être un e-mail les informant de leur décision.
Les données d’entrée des processus sont fournies par un ou plusieurs fournisseurs et se présentent souvent sous la forme d’informations structurées.
Qu’est-ce que la gestion des processus métier (BPM) ?
La gestion des processus d’affaires ou la gestion des processus d’affaires englobe une gamme d’activités qui soutiennent le bon fonctionnement d’une entreprise. De plus, Business Process Management cartographie toutes les phases des activités d’une entreprise, de la phase initiale à la vente.
Les éléments clés d’un programme de gestion des processus métier sont les suivants :
- gestion des risques
- Modélisation des processus métiers
- Sous-traitance
- motivation de l’employé
- Inventaire de produits et services
- Avantages de la formation en gestion des processus
- amélioration des processus métiers
Le principal avantage de l’amélioration des processus métier est qu’ils peuvent être repensés et modifiés en fonction des besoins de l’environnement métier en évolution en introduisant un nouveau plan de gestion, par ex. B. dans la question de la budgétisation des dépenses en capital, et le processus administratif peut être parfaitement géré.
L’application des méthodes de gestion des processus est utile pour les analystes commerciaux tels que les analystes, les gestionnaires, les programmeurs et les employés.
catégories
La gestion des processus métier peut être divisée en quatre catégories :
stratégie
Utilisation d’instruments tels que les modèles d’impact et d’objectifs environnementaux, les modèles de problèmes et d’opportunités.
une analyse
Utilisation d’outils tels que les modèles d’interaction métier, la simulation d’organisation et de processus
ébauche
Modèles de flux de travail et de processus, modèles de cas d’utilisation et d’événements
exécution
Création de modèles de processus et de fonctionnement.
Objectif de la gestion des processus métier (BPM)
Il s’agit d’organiser les processus en fonction des livrables plutôt que des tâches pour s’assurer que l’orientation requise est maintenue. Il traite des sujets et tâches suivants :
Passez en revue les processus commerciaux corrigés et améliorés avant l’automatisation.
Installer des processus et attribuer la responsabilité de l’amélioration et du travail global.
Veiller à ce que les processus métier soient standardisés dans toute l’organisation afin qu’ils soient facilement disponibles, compris et gérés, et que les risques et les erreurs soient minimisés.
Permettre un changement continu afin que tout progrès au fil du temps puisse être étendu et facilement diffusé.
Renforcer les pratiques commerciales existantes autour des résultats existants, par opposition à la création de pratiques radicalement nouvelles ou parfaites. Parce que cela peut prendre une longue période de temps pendant laquelle les bénéfices réalisés sont annulés et érodés.
Lorsque vous démarrez une entreprise, votre priorité numéro un est d’obtenir des commandes et de les livrer le plus rapidement possible. Cela semble plus facile que de le faire réellement. Pour rendre tout cela possible, vous devez faire beaucoup d’efforts. Ainsi, vous pouvez faire avancer les choses avant la date limite. Si vous ne parvenez pas à satisfaire vos clients, vous ne pourrez pas faire prospérer votre entreprise. Il est donc important que vous connaissiez la gestion des processus et ses méthodes et que vous gériez correctement votre entreprise afin que, idéalement, le succès de l’entreprise se produise rapidement en prenant les bonnes mesures au bon moment pour créer la satisfaction client souhaitée en utilisant le bon produit au bon moment. livrer au bon moment.
La formation aux méthodes BPM pour la gestion des processus prend en compte les choses que vous faites tous les jours pour faire fonctionner votre entreprise et les présente visuellement. Voici à quoi ressemble votre entreprise lorsqu’elle est tracée sur un graphique. C’est un excellent moyen de découvrir vos processus reproductibles.
7 étapes pour une gestion réussie des processus dans les entreprises
- Créer de la transparence
- S’assurer que les processus métiers sont identifiés, décrits et documentés
- Investir dans la communication et la formation
- Les exécutants du processus – ceux qui exécutent chaque étape de travail individuelle – doivent être formés et responsabilisés.
- Définir les objectifs du processus
- Les processus ont un objectif clair qui doit être défini et communiqué à toutes les personnes impliquées dans le processus.
- Attribuer des propriétaires de processus
Les processus ont toujours besoin d’un responsable. Ce sont les personnes qui sont responsables de la réalisation des objectifs du processus et de la mise en œuvre des améliorations.
Concentrez-vous sur la mise en œuvre du processus et l’exécution réelle
Tout processus métier ne peut contribuer à la réalisation des objectifs de l’entreprise que s’il est effectivement exécuté. L’exécution réelle des processus signifie sortir de l’univers PowerPoint et entrer dans la vie réelle des personnes sur le terrain. Tout investissement dans la gestion des processus est un gaspillage d’argent et d’efforts si les processus ne sont pas vécus comme prévu.
Attention au bon ordre
Assurez-vous d’abord de l’exécution, puis optimisez. Suivez l’ordre et faites la deuxième étape avant la première. De nombreuses entreprises optimisent des processus qui n’existent pas dans la réalité, ce qui est une perte totale de temps et d’argent. Assurez-vous d’abord de l’exécution réelle du processus, puis optimisez-le. La séquence correcte permet non seulement d’économiser du temps et de l’argent, mais conduit également à une plus grande satisfaction des employés.
Tenir compte de la maturité des processus de l’organisation
Les organisations se situent à différents niveaux de compétences en matière de gestion des processus métier. Gardez cela à l’esprit lorsque vous envisagez de déployer la nouvelle approche. Des processus inefficaces peuvent entraîner des retards inutiles, des erreurs, la frustration des employés, l’insatisfaction des clients, des accidents, une perte de temps, une utilisation inutile des ressources, une duplication des efforts et des coûts inutiles.
Piliers d’un programme de formation en Business Process Management (BPM)
Identification des processus prioritaires et critiques
Il existe de nombreux processus dans un chantier de construction, il faudrait trop de temps et d’efforts pour les identifier et les gérer tous, il est donc nécessaire d’identifier les processus les plus critiques pour obtenir des résultats de patience et de pratique. Ceux-ci doivent être gérés activement pour garantir des résultats optimaux et prévisibles à la satisfaction.
Validation des exigences clients
Il est important qu’il y ait une compréhension détaillée des besoins des clients et qu’ils soient satisfaits. Il est crucial que les prestataires s’emploient activement à comprendre ces besoins. Les autres collaborateurs qui entrent en contact avec eux doivent également agir dans cet esprit.
Documentation et contrôle du processus
L’état actuel de tous les processus critiques doit être compris. L’une des meilleures façons d’y parvenir consiste à utiliser et à cartographier des outils tels que des organigrammes, une cartographie des flux de valeur ou un logiciel BPM qui permet de cartographier les détails d’un processus spécifique. Cela comprend les systèmes de personnes, le matériel d’information, les outils, l’équipement et la documentation.
Développement de mesures de processus dans le cycle de vie du BPM
Pour que les processus soient gérés, des indicateurs clés tels que des comparaisons cible/réel doivent être déterminés et mesurés.
Gestion et optimisation des processus
Une fois les processus clés identifiés, les graphiques et les indicateurs sont mesurés et les exigences sont déterminées. Les meilleurs fournisseurs travaillent à l’optimisation continue des processus afin d’obtenir des résultats toujours meilleurs. Cela conduit à des résultats et des solutions de mieux en mieux.
Cela vous permet d’interagir avec les processus métier sans être directement impliqué dans les processus et vous aide à résoudre la mise en œuvre des processus métier.
Gestion de processus versus gestion de projet
Dans la gestion des opérations, nous nous occupons principalement de l’optimisation des processus, souvent dans une chaîne de processus ou plusieurs chaînes de processus et donc de la gestion du workflow des processus. Car dans la gestion des opérations, l’accent est généralement mis sur les fonctions entrepreneuriales de plusieurs unités ou sur le fonctionnement de plusieurs projets avec les mêmes ressources.
Dans l’optimisation des processus, l’accent est donc mis sur le débit et sur la garantie d’un flux fluide. Nous voulons contrôler les délais ou bien gérer les stocks. En règle générale, le problème réside dans la ressource ayant la capacité la plus faible, qui devient le goulot d’étranglement. Et cela ralentit la gestion des processus métier (BPM).
En gestion de projet, l’accent est davantage mis sur une unité du produit. Ainsi, l’unité de production est généralement unique ou n’a qu’une certaine ressemblance avec d’autres unités. Il est généralement beaucoup plus grand et l’accent est généralement mis sur des éléments qui ne rendent pas le projet trop coûteux, car chaque unité peut avoir un coût différent. Et si un projet dure trop longtemps, il peut y avoir des retards. Lors de la gestion de projets, l’équipe essaie de s’assurer que le projet est terminé dans un délai raisonnable ou souhaité.
Ainsi, des exemples de projets pourraient être un projet de construction majeur, le développement d’un nouvel article ou produit qui sera fabriqué plus tard dans un processus, ou la planification d’un mariage. Nous définissons les projets comme des opérations temporaires ou non récurrentes. Ils ont généralement un délai limité. Certains ont parfois plusieurs objectifs, souvent ils ont une structure organisationnelle temporaire comme nous choisissons pour un projet spécifique.
Concevoir un mariage peut être un projet, mais pour une grande entreprise qui organise des mariages, il peut s’agir davantage d’une unité dans un processeur de construction. Un chef de chantier peut considérer sa construction comme un seul projet, mais le vice-président d’une grande entreprise de construction peut dire qu’un projet n’est qu’une unité de flux dans un processus de construction de plusieurs bâtiments.
